---
title: "Telefonsekretariat: Kosten, Anbieter und Alternativen"
description: "Ein Telefonsekretariat kostet ab 0,59 € je Anruf und Minute oder 59,90 € Grundgebühr. Welche Abrechnungsmodelle es gibt und ab wann sich ein Kontingent rechnet."
url: "https://www.voisa.ai/blog/telefonsekretariat"
date_published: "2026-09-01"
author: "VOISA Redaktion"
reading_time: "11 min"
language: "de-DE"
source: "https://www.voisa.ai/blog/telefonsekretariat.md"
---

# Telefonsekretariat: Kosten, Anbieter und Alternativen

## Die Kurzantwort

Ein Telefonsekretariat nimmt Anrufe im Namen eines Unternehmens entgegen, erfasst das Anliegen und leitet es weiter. Am Markt gibt es dafür vier Abrechnungsmodelle, und sie unterscheiden sich deutlicher voneinander als die Anbieter: rein je Anruf ohne Grundgebühr ab 1,70 € netto, je Anruf und je Minute ohne Grundgebühr ab 0,59 € je Einheit, Grundgebühr plus Anruf plus Minute ab 59,90 € netto, sowie eine Grundgebühr mit Inklusivminuten ab 59 € brutto, wie sie KI-Telefonassistenten nutzen. In einem Monat mit 100 Anrufen zu je zweieinhalb Minuten reichen die Rechnungen von rund 60 € bis 546 € netto – bei identischem Anrufaufkommen. Welches Modell gewinnt, entscheidet vor allem die Zahl der Anrufe: unter etwa 25 Anrufen im Monat die Tarife ohne Grundgebühr, darüber das Kontingent.

> **Das Wichtigste in Kürze**
>
> - Nicht drei, sondern vier Abrechnungsmodelle bestimmen den Preis – und die meisten Anbieter berechnen den Anruf *und* die Minute, nicht nur die Minute.
> - Bei 100 Anrufen à 2,5 Minuten liegen die geprüften Angebote zwischen 60,08 € und 546,40 € netto im Monat.
> - Bei gestaffelten Tarifen hat der günstigste Einstieg den teuersten Einheitenpreis: Bei der ebuero AG kosten Einsteiger und Standard bei genau 200 Abrechnungseinheiten dasselbe – 337,90 € netto.
> - Der Kipppunkt zum Inklusivminuten-Modell liegt bei etwa 25 bis 30 Anrufen im Monat, nicht erst im dreistelligen Bereich.
> - Eine eigene Teilzeitkraft mit 80 Monatsstunden kostet zum Mindestlohn rund 1.434 € inklusive Lohnnebenkosten und bleibt damit die mit Abstand teuerste Variante.

**Hinweis:** Die Ausführungen zu DSGVO und KI-Verordnung geben einen Überblick über die Rechtslage und ersetzen keine Rechtsberatung. Und in eigener Sache: VOISA ist selbst Anbieter eines KI-Telefonassistenten. Alle Fremdpreise in diesem Beitrag stammen deshalb aus öffentlich einsehbaren Preisverzeichnissen, sind verlinkt und auf dem Stand von September 2026. Die Anbieter weisen ihre Preise netto aus; wo wir eigene Preise nennen, ist das kenntlich gemacht.

## Was ist ein Telefonsekretariat?

Ein Telefonsekretariat ist ein ausgelagerter Dienst, der Anrufe im Namen Ihres Unternehmens entgegennimmt, wenn Sie selbst nicht abnehmen können. Es meldet sich mit Ihrem Firmennamen, klärt das Anliegen, nimmt Nachrichten auf und leitet sie per E-Mail, SMS oder direkt ins CRM weiter.

Der Oberbegriff dafür ist der [Telefondienst](https://www.voisa.ai/blog/telefondienst); das Telefonsekretariat ist die Variante mit Sekretariatsaufgaben. Die Bezeichnungen im Markt überschneiden sich stark – in Angeboten und Ausschreibungen begegnen Ihnen dieselben Leistungen unter mindestens vier Namen:

- **Telefonsekretariat** – der klassische Begriff, betont die Sekretariatsfunktion.
- **Sekretariatsservice** – synonym verwendet, oft mit Schreibarbeiten kombiniert.
- **Telefonannahme-Service** – enger gefasst, meist nur die Anrufannahme.
- **Virtuelles Sekretariat** – betont die Ortsunabhängigkeit, häufig inklusive Geschäftsadresse.

Für den Preisvergleich sind diese Unterschiede zweitrangig. Entscheidend ist etwas anderes: **was genau abgerechnet wird.** Genau dort liegt der Unterschied, den die Listenpreise verdecken.

## Was kostet ein Telefonsekretariat?

Ein Telefonsekretariat kostet je nach Modell zwischen rund 60 € und 550 € netto im Monat – bei gleichem Leistungsumfang und identischem Anrufaufkommen. Diese Spanne entsteht fast vollständig durch die Abrechnungslogik, nicht durch Qualitätsunterschiede.

Die Marktübersicht, jeweils aus den öffentlichen Preisverzeichnissen der Anbieter:

| Anbieter | Grundgebühr | Je Anruf | Je Minute |
| --- | --- | --- | --- |
| [Phonea](https://www.phonea.de/) „CALL2" | keine | 1,70 € | 0,00 € |
| [starbuero.de](https://www.starbuero.de/preise) | keine | 0,59 € | 0,59 € |
| [ebuero](https://www.ebuero.de/preisverzeichnis/telefonsekretariat) „Einsteiger" | 59,90 € | 1,39 € | 1,39 € |
| ebuero „Standard" | 99,90 € | 1,19 € | 1,19 € |
| ebuero „Profi" | 179,90 € | 1,04 € | 1,04 € |
| [Bueroservice24](https://www.bueroservice24.de/) | ab 49,90 € | nicht öffentlich ausgewiesen |  |
| VOISA (KI), brutto | 59 € | — | 200 Min. inklusive, dann 0,25 € |

Zwei Details, die in Vergleichen regelmäßig untergehen. Erstens: Die meisten Anbieter berechnen **Anruf und Minute nebeneinander**. Bei der ebuero AG heißen die Posten „Anrufentgegennahme (je Anruf)" und „Anrufbearbeitungsminute (je angefangene Minute)" und tragen denselben Preis – ein zweiminütiges Gespräch kostet im Einsteigertarif also 1,39 € plus zweimal 1,39 €. Zweitens: Die **Kernzeit** ist eng. Sie liegt bei ebuero bei Mo–Fr 7:00–19:00 Uhr, außerhalb kommen 0,25 € je Minute hinzu, und die 24-Stunden-Erweiterung kostet 19,90 € monatlich extra – enthalten ist sie nur im Profitarif.

Zum Vergleich die interne Variante: Eine eigene Teilzeitkraft mit 80 Stunden im Monat kostet zum [gesetzlichen Mindestlohn](https://www.bmas.de/DE/Service/Presse/Pressemitteilungen/2025/mindestlohn-steigt-zum-ersten-januar-2026.html) von 13,90 € zunächst 1.112 € Bruttolohn. Laut [Statistischem Bundesamt](https://www.destatis.de/DE/Themen/Arbeit/Arbeitskosten-Lohnnebenkosten/Tabellen/lohnkosten-deutschland.html) zahlten Arbeitgeber 2025 auf 100 € Bruttoverdienst zusätzlich 29 € Lohnnebenkosten – macht rund 1.434 €, ohne Urlaubs- und Krankheitsvertretung, Arbeitsplatz und Einarbeitung. Zum 1. Januar 2027 steigt der Mindestlohn auf 14,60 €.

Wer stattdessen mit dem gesamtwirtschaftlichen Durchschnitt rechnet, landet noch deutlich höher: Eine geleistete Arbeitsstunde kostete deutsche Unternehmen 2025 im Schnitt [45,00 €](https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2026/04/PD26_148_624.html). Für 80 Monatsstunden sind das 3.600 €. Die Auslagerung schlägt die eigene Kraft in jedem der geprüften Modelle – die Frage ist nur, welches.

## Welche Abrechnungsmodelle gibt es – und welches passt zu Ihnen?

Es sind vier, und jedes gewinnt in einem anderen Volumenbereich. Das ist die eigentliche Entscheidung.

**1. Rein je Anruf, Minuten frei.** Sie zahlen einen festen Betrag pro entgegengenommenem Anruf, die Gesprächsdauer spielt keine Rolle. Phonea rechnet im Tarif „CALL2" so ab: 1,70 € netto je Anrufannahme, 0,00 € je Gesprächsminute. Ideal bei wenigen, aber längeren Gesprächen. Außerhalb der Kernzeit steigt der Preis dort auf 2,70 € netto je Anruf.

**2. Je Anruf und je Minute, ohne Grundgebühr.** Sie zahlen nur, wenn jemand anruft – dann aber doppelt gestaffelt. starbuero.de berechnet 0,59 € Anrufannahmegebühr plus 0,59 € je Bearbeitungsminute, sekundengenau ab 15 Sekunden Gesprächszeit, rund um die Uhr ohne Aufpreis und ohne Vertragsbindung. Wichtig für die eigene Rechnung: Die Bearbeitungsminute umfasst das Gespräch *plus* bis zu zwei Minuten Nachbearbeitung für die Gesprächsnotiz.

**3. Grundgebühr plus Anruf plus Minute.** Die Grundgebühr kauft einen günstigeren Einheitenpreis. Das rechnet sich erst oberhalb einer bestimmten Schwelle – und die wird selten offengelegt. Achten Sie darauf, dass der günstigste Einstieg regelmäßig den **höchsten** Einheitenpreis trägt.

**4. Grundgebühr mit Inklusivminuten.** Ein Kontingent ist im Grundpreis enthalten, jede weitere Minute kostet einen Bruchteil des Minutenpreises menschlicher Dienste. So arbeiten KI-Telefonassistenten: Bei VOISA sind im Basic-Tarif 200 Minuten für 59 € brutto enthalten, jede weitere kostet 0,25 €; die [größeren Tarife](https://www.voisa.ai/preise) bündeln 750 beziehungsweise 2.000 Minuten. Das ist keine unbegrenzte Flatrate – der Vorteil liegt darin, dass der Zusatzpreis um den Faktor vier bis sechs unter dem Minutenpreis der menschlichen Dienste liegt und Anrufe selbst gar nicht berechnet werden.

### Ein Monat, sechs Angebote

Damit die Modelle vergleichbar werden, hier dasselbe Szenario für alle: **100 Anrufe im Monat zu je zweieinhalb Minuten**, also 250 Gesprächsminuten. Das ist exakt das Beispiel, das starbuero.de im eigenen Preisrechner verwendet.

| Angebot | Rechenweg | Kosten/Monat |
| --- | --- | --- |
| VOISA Basic (KI) | 200 Min. inklusive, 50 Zusatzminuten | **60,08 € netto** (71,50 € brutto) |
| Phonea „CALL2" | 100 × 1,70 € | **170,00 € netto** |
| starbuero.de | 100 × 0,59 € + 250 × 0,59 € | **206,50 €** |
| ebuero „Standard" | 99,90 € + 350 × 1,19 € | **516,40 € netto** |
| ebuero „Profi" | 179,90 € + 350 × 1,04 € | **543,90 € netto** |
| ebuero „Einsteiger" | 59,90 € + 350 × 1,39 € | **546,40 € netto** |

Die 350 in den ebuero-Zeilen sind 100 Anrufe plus 250 Minuten: Beide Posten kosten dort dasselbe, also lässt sich die Rechnung als Grundgebühr plus Einheitenpreis mal Einheiten schreiben. Daraus folgt auch der Kipppunkt zwischen den Tarifen: Einsteiger und Standard kosten bei genau 200 Einheiten identisch 337,90 € netto – darunter ist der Einsteiger günstiger, darüber der Standard. Der Profitarif zieht erst bei rund 533 Einheiten am Standard vorbei, lohnt vorher aber, wenn Sie die 24-Stunden-Erreichbarkeit ohnehin brauchen.

### Die Faustregel

| Anrufe pro Monat | Günstigstes Modell |
| --- | --- |
| unter 25 | ohne Grundgebühr, rein nach Verbrauch |
| 25 bis 30 | Übergangsbereich – hier entscheidet die durchschnittliche Gesprächsdauer |
| über 30 | Grundgebühr mit Inklusivminuten |

Diese Schwelle liegt niedriger, als die meisten erwarten – und sie ergibt sich aus zwei unabhängigen Preisverzeichnissen: Gegen Phonea kippt die Rechnung bei 29 Anrufen, gegen starbuero.de je nach Gesprächsdauer zwischen 24 und 29. Gegen Tarife mit Grundgebühr *und* Einheitenpreis gewinnt das Kontingent von der ersten Minute an, weil dort schon die Grundgebühr allein höher liegt. Rechnen Sie trotzdem mit Ihrem eigenen Aufkommen nach, nicht mit unserem Beispiel: Die beiden Zahlen, die Sie dafür brauchen – Anrufe und Gesprächsminuten pro Monat – stehen in Ihrer Telefonabrechnung.

## Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Über den Preis hinaus entscheiden fünf Punkte darüber, ob ein Telefonsekretariat im Alltag trägt.

- **Erreichbarkeitszeiten und Aufpreise.** Fast jeder Anbieter definiert eine Kernzeit und berechnet außerhalb davon Zuschläge. Prüfen Sie, ob Abend, Wochenende und Feiertage enthalten sind – und was die Erweiterung extra kostet.
- **Weiterleitung und Systemanbindung.** Landen Nachrichten nur per E-Mail oder direkt im Kalender und CRM? Ohne Anbindung entsteht Nacharbeit, die den Preisvorteil auffrisst.
- **Vertragsbindung.** Monatlich kündbar oder Jahreslaufzeit? Bei schwankendem Aufkommen ist Flexibilität mehr wert als ein niedriger Listenpreis.
- **Datenschutz.** Wer personenbezogene Daten durch Dritte verarbeiten lässt, braucht vor Beginn der Verarbeitung einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach [Artikel 28 DSGVO](https://dsgvo-gesetz.de/art-28-dsgvo/). Die Verantwortung bleibt bei Ihnen.
- **Einarbeitung.** Wie tief kennt der Dienst Ihr Angebot? Bei erklärungsbedürftigen Leistungen entscheidet das über die Gesprächsqualität.

Für regulierte Branchen ist Punkt vier oft das Ausschlusskriterium. Kanzleien und Praxen finden die Details in unserem Leitfaden zum [DSGVO-konformen KI-Einsatz](https://www.voisa.ai/blog/ki-dsgvo-konform); wo Gesprächsdaten gar nicht erst gespeichert werden sollen, führt der Weg über den [Zero Retention Mode](https://www.voisa.ai/zero-retention).

## Telefonsekretariat oder KI-Telefonassistent?

Ein KI-Telefonassistent ist die günstigere Wahl, sobald sich Anliegen wiederholen – weil er Anrufe gar nicht und Minuten erst oberhalb eines Kontingents berechnet, und weil er rund um die Uhr arbeitet, ohne Schichtzuschlag.

Die Technik dahinter beschreibt unser Beitrag zum [Voice Agent](https://www.voisa.ai/blog/voice-agent) im Detail. Menschliche Dienste sind überlegen, wenn Gespräche Beratung, Verhandlung oder Empathie verlangen. Die ehrliche Aufteilung sieht deshalb meist so aus: Terminanfragen, Standardauskünfte und Auftragsannahme übernimmt der Assistent, alles mit Ermessensspielraum ein Mensch. Wie das für Terminanfragen konkret funktioniert, zeigt der Beitrag zur [automatischen Terminbuchung](https://www.voisa.ai/blog/ki-telefonassistent-terminbuchung); für Bereitschaftszeiten die Aufschlüsselung zum [Notdienst am Telefon](https://www.voisa.ai/blog/ki-telefonassistent-notdienst). Wie sich die Umstellung gegenüber einer reinen Ansage rechnet, steht im Vergleich [KI-Assistent gegen Anrufbeantworter](https://www.voisa.ai/blog/ki-telefonassistent-vs-anrufbeantworter).

Die Verbreitung wächst schnell: Laut dem [Bitkom-Studienbericht „Künstliche Intelligenz in Deutschland"](https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Kuenstliche-Intelligenz-in-Deutschland) setzen 36 % der Unternehmen in Deutschland KI ein, nach 20 % im Vorjahr; weitere 47 % planen oder diskutieren den Einsatz. Am häufigsten kommt sie im Kundenkontakt zum Einsatz – bei 88 % der KI-nutzenden Unternehmen.

Eine gesetzliche Pflicht kommt hinzu: Seit dem 2. August 2026 verlangt Artikel 50 Absatz 1 der [EU-KI-Verordnung](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj), dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System interagieren – es sei denn, das ist offensichtlich. Am Telefon ist es das nicht. Die [Fraunhofer Academy](https://blog.academy.fraunhofer.de/blogbeitraege/transparenzpflicht/) weist darauf hin, dass diese Offenlegung ohne Übergangsfrist gilt, während die maschinenlesbare Kennzeichnung synthetischer Inhalte bis zum 2. Dezember 2026 nachgerüstet werden darf. Praktisch ist es ein Satz zu Gesprächsbeginn.

## Wann ist ein Telefonsekretariat die falsche Lösung?

Es gibt drei Konstellationen, in denen ein ausgelagertes Sekretariat das Problem nicht löst – unabhängig davon, ob ein Mensch oder eine KI antwortet.

**Wenn das eigentliche Problem die Zuständigkeit im Team ist.** Kommen Anrufe intern nicht an, weil niemand sich verantwortlich fühlt, verschiebt ein externer Dienst das Problem nur nach hinten. Die Nachricht liegt dann im Postfach statt in der Leitung.

**Wenn Anrufer eine sofortige fachliche Antwort brauchen.** Ein Sekretariat nimmt auf und leitet weiter. Wer eine verbindliche Auskunft zur Sache erwartet, wird zweimal telefonieren müssen.

**Bei sehr geringem Aufkommen mit hoher Komplexität.** Zehn Anrufe im Monat, jeder ein Sonderfall: Hier ist die Einarbeitung teurer als der Nutzen, und zwar in jedem Modell. Dazu passt, was die Bitkom-Erhebung als größte Hemmnisse beim KI-Einsatz nennt – fehlende Anwendungsfälle und fehlende finanzielle Ressourcen. Wer ein System einführt, ohne vorher zu wissen, welche wiederkehrenden Anrufe es übernehmen soll, zahlt für Einrichtung und Pflege, ohne die Entlastung zu bekommen.

## Häufige Fragen zum Telefonsekretariat

### Was kostet ein Telefonsekretariat?

Je nach Abrechnungsmodell zwischen rund 60 € und 550 € netto im Monat. Anbieter ohne Grundgebühr berechnen ab 0,59 € je Anruf und je Bearbeitungsminute oder ab 1,70 € rein je Anruf. Anbieter mit Grundgebühr verlangen 59,90 € bis 179,90 € plus 1,04 bis 1,39 € für jeden Anruf und jede angefangene Minute. KI-Assistenten starten bei 59 € brutto mit 200 Inklusivminuten. Eine eigene Teilzeitkraft mit 80 Monatsstunden kostet dagegen rund 1.434 €.

### Was ist der Unterschied zwischen Telefonsekretariat und Sekretariatsservice?

In der Praxis kaum einer. Beide Begriffe bezeichnen die ausgelagerte Anrufannahme im Namen des Unternehmens. Sekretariatsservice wird häufiger verwendet, wenn zusätzlich Schreib- und Verwaltungsaufgaben übernommen werden; Telefonannahme-Service bezeichnet meist den engeren Umfang ohne Zusatzleistungen. Für den Preisvergleich ist die Bezeichnung zweitrangig – entscheidend ist, ob je Anruf, je Minute oder aus einem Kontingent abgerechnet wird.

### Ab wann lohnt sich ein Telefonsekretariat?

Sobald verpasste Anrufe zu verlorenen Aufträgen werden – meist deutlich früher, als Betriebe annehmen. Gegenüber einer eigenen Kraft rechnet sich die Auslagerung praktisch immer, da diese bei 80 Monatsstunden schon rund 1.434 € kostet. Die eigentliche Frage lautet deshalb nicht ob, sondern welches Abrechnungsmodell zu Ihrem Anrufaufkommen passt.

### Brauche ich einen AV-Vertrag für ein Telefonsekretariat?

Ja. Da der Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO erforderlich, und zwar vor Beginn der Verarbeitung. Sie bleiben verantwortliche Stelle. Zu regeln sind Weisungsbindung, technisch-organisatorische Maßnahmen, Unterauftragsverarbeiter und die Löschfristen für Gesprächsnotizen. Das ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

### Ist ein virtuelles Sekretariat dasselbe wie ein Telefonsekretariat?

Weitgehend, mit einem Zusatz. Virtuelles Sekretariat betont die Ortsunabhängigkeit und umfasst häufig eine Geschäftsadresse mit Postbearbeitung, die ein reines Telefonsekretariat nicht enthält. Wer nur die Anrufannahme braucht, zahlt für die Adresskomponente unter Umständen mit, ohne sie zu nutzen.

### Wird beim Telefonsekretariat der Anruf oder die Minute berechnet?

Bei den meisten Anbietern beides. Die ebuero AG führt getrennte Posten für die Anrufentgegennahme je Anruf und für die Anrufbearbeitungsminute je angefangene Minute, beide zum selben Preis. starbuero.de berechnet eine Anrufannahmegebühr plus Bearbeitungsminuten, wobei die Bearbeitungszeit bis zu zwei Minuten Nachbearbeitung enthält. Phonea rechnet im Tarif CALL2 dagegen nur je Anruf ab, Gesprächsminuten kosten dort nichts. Wer nur den Minutenpreis vergleicht, unterschätzt die Rechnung deutlich.

## Fazit: Vergleichen Sie Modelle, nicht Anbieter

Der Markt für Telefonsekretariate ist preislich unübersichtlich, aber die Logik dahinter ist einfach. Vier Abrechnungsmodelle, drei Volumenbereiche – und die Entscheidung fällt fast vollständig über zwei Zahlen, die Sie bereits haben: Anrufe und Gesprächsminuten pro Monat.

Unter etwa 25 Anrufen im Monat nehmen Sie einen Anbieter ohne Grundgebühr. Über 30 nehmen Sie ein Kontingent. Dazwischen entscheidet, wie lang und wie beratungsintensiv Ihre Gespräche sind – und diese Frage beantworten Sie besser ehrlich als optimistisch, weil ein überfordertes Sekretariat teurer ist als ein teureres. Wer die Zahlen für den eigenen Betrieb weiter aufschlüsseln will, findet die vollständige Marktübersicht in unserem [Kostenvergleich für KI-Telefonassistenten](https://www.voisa.ai/blog/ki-telefonassistent-kosten) und die interne Variante im Beitrag zur [Telefonzentrale](https://www.voisa.ai/blog/telefonzentrale).

Was in keinem Modell aufgeht: das Telefon unbesetzt lassen und darauf hoffen, dass Anrufer es später erneut versuchen. Sie tun es meist nicht.

Rechnen Sie die Kontingentvariante für Ihr Anrufaufkommen durch: Der [KI-Telefonassistent von VOISA](https://www.voisa.ai/ki-telefonassistent) ist in wenigen Minuten eingerichtet, legt die KI-Nutzung nach Artikel 50 zu Gesprächsbeginn offen und ist monatlich kündbar – ab 59 € brutto mit 200 Inklusivminuten.

[Kostenlos testen](https://www.voisa.ai/registrieren)