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Am Telefon
Was VOISA Hotels übernimmt.
Perfekte Gästeerfahrung durch intelligente Gesprächsführung
Reservierungsmanagement
Nehmen Sie Reservierungen rund um die Uhr entgegen und verwalten Sie Termine effizient.
Gästekommunikation
Beantworten Sie häufige Anfragen zu Zimmerausstattung, Check-in Zeiten und Hoteleinrichtungen.
Personalisierter Service
Erkennen Sie wiederkehrende Gäste und bieten Sie maßgeschneiderte Empfehlungen.
Mehrsprachig
Kommunizieren Sie mit internationalen Gästen in ihrer Muttersprache.
PMS Integration
Nahtlose Anbindung an Ihr Property Management System für Echtzeit-Verfügbarkeiten.
Serviceanfragen
Nehmen Sie Raum-Service Bestellungen an und koordinieren Sie Reinigungsanfragen.
Beispielgespräch
So klingt ein Anruf Hotels.
Sonntag, 22:40 Uhr. Die Rezeption ist ab 22 Uhr nicht mehr besetzt. Ein Geschäftsreisender sucht ein Zimmer für die kommende Woche.
0:00
VOISA
Hotel Rheinblick, guten Abend. Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten des Hauses, die Rezeption ist ab 22 Uhr nicht besetzt. Wie kann ich helfen?
KI-Kennzeichnung im ersten Satz — seit August 2026 verbindlich nach EU AI Act, Artikel 50. Der Anruf um 22:40 Uhr wäre sonst ein verlorener Anruf gewesen.
0:10
Anrufer
Ich bräuchte ein Zimmer von Dienstag bis Donnerstag, zwei Nächte, für eine Person.
0:18
VOISA
Dienstag und Mittwoch ist ein Doppelzimmer zur Einzelbelegung frei, 129 Euro pro Nacht inklusive Frühstück, zuzüglich Kurtaxe. Direkt bei uns gebucht liegt die Rate unter der Portalrate, weil keine Provision anfällt.
Verfügbarkeit und Rate kommen aus dem Buchungsstand, nicht aus einem Versprechen. Der Gast bucht direkt statt über die OTA — der Unterschied zahlt den Assistenten.
0:34
Anrufer
Nehme ich. Ich komme allerdings erst gegen 23 Uhr an.
0:40
VOISA
Kein Problem, ich vermerke Spätanreise. Nach 22 Uhr liegt Ihr Schlüssel in der Keybox links vom Eingang, den Code bekommen Sie am Anreisetag per SMS. Brauchen Sie einen Stellplatz in der Tiefgarage?
Spätanreise, Keybox-Code und Stellplatz sind geklärt, bevor der Gast vor verschlossener Tür steht. Das ist der häufigste Grund für No-Shows in Häusern ohne Nachtdienst.
0:57
Anrufer
Ja, gern. Und ab wann gibt es Frühstück?
1:02
VOISA
Werktags ab 6:30 Uhr, am Wochenende ab sieben. Für die Buchungsgarantie schicke ich Ihnen einen Zahlungslink des Hauses; Kartendaten nehme ich am Telefon nicht entgegen. Kostenfreie Stornierung bis 18 Uhr am Anreisetag.
Kartendaten werden bewusst nicht gesprochen, sondern über den Zahlungsweg des Hotels erfasst. Stornofrist wird aktiv angesagt, nicht nur in die Bestätigung geschrieben.
1:20
Anrufer
In Ordnung, machen wir so.
1:23
VOISA
Die Reservierung steht auf Ihren Namen. Bestätigung, Zahlungslink und der Meldeschein zum Vorausfüllen kommen gleich per E-Mail, dann geht der Check-in am Dienstag schneller.
Angebunden Hotels
Entscheidend ist, dass keine zweite Belegungsliste entsteht. Der Assistent arbeitet auf dem Stand Ihres PMS beziehungsweise Channel Managers und schreibt die Reservierung dorthin zurück, wo Rezeption und Housekeeping ohnehin nachsehen.
protel
Oracle OPERA Cloud
apaleo
SIHOT
HS/3 Hotelsoftware
SiteMinder
Weitere Systeme über MCP-Konnektoren und offene APIs.
Der Ablauf
Vom Klingeln bis ins System.
Vier Schritte, die ohne Sie ablaufen — und die Sie jederzeit im Dashboard nachlesen können.
01
Der Anruf geht ein.
Kein Klingeln ins Leere, keine Warteschleife, kein Anrufbeantworter. VOISA nimmt beim ersten Klingeln ab — auch um 22 Uhr, auch samstags, auch wenn drei Anrufe gleichzeitig eingehen.
Rund um die Uhr erreichbar, an jedem Tag im Jahr
Beliebig viele Gespräche gleichzeitig
Ihre bestehende Nummer bleibt bestehen
Konversationen — jeder eingegangene Anruf, live im Dashboard.
02
VOISA führt das Gespräch.
In natürlichem Deutsch, mit Ihrem Wissen. Der Agent kennt Ihre Öffnungszeiten, Ihre Leistungen und Ihre Preise — weil Sie sie einmal hinterlegt haben.
250+ Stimmen, oder Ihre eigene geklont
Wissensdatenbank per Upload oder URL
Erkennt komplexe Anfragen und leitet weiter — mit Gesprächszusammenfassung
Agenten — Stimme, Tonfall und Wissen an einer Stelle.
03
Das Ergebnis landet in Ihrem System.
Ein Termin im Kalender. Eine Bestellung im Warenwirtschaftssystem. Eine Rückrufbitte per WhatsApp. VOISA schreibt das Ergebnis dorthin, wo Sie ohnehin arbeiten.
Google Calendar und Microsoft Outlook in Echtzeit
Zapier, Make und offene API
WhatsApp, E-Mail und SMS als Zusammenfassung
Integrationen — Kalender, CRM und Messaging angebunden.
04
Sie hören jedes Gespräch nach.
Aufnahme, Transkript und Auswertung zu jedem Anruf. Sie sehen, wonach Ihre Kunden wirklich fragen — und wo der Agent nachgeschärft werden sollte.
Aufnahmen und Transkripte pro Anruf
Rechtevergabe pro Mitarbeiter über die Admin-Konsole
Ihre Anrufdaten gehören Ihnen und trainieren keine Modelle
Dashboard — Auswertung über alle Gespräche hinweg.
Einrichtung
In unter 5 Minuten startklar.
Kein Entwickler, keine Einrichtungsgebühr, kein Provider-Wechsel.
0130 Sek.
Stimme wählen
Wählen Sie aus über 250 natürlichen Stimmen — oder klonen Sie Ihre eigene, inklusive Dialekt.
022 Min.
Agent konfigurieren
Beschreiben Sie in einem Satz, was Ihr Agent tun soll — VOISA generiert Skript, Tonfall und FAQs automatisch.
031 Min.
Nummer verbinden
Behalten Sie Ihre bestehende Nummer oder erhalten Sie eine neue — direkt im Dashboard, ohne Provider-Wechsel.
0430 Sek.
Live schalten
Ein Klick — und VOISA nimmt jeden Anruf entgegen. Sie sehen jedes Gespräch live im Dashboard mit.
Und wenn etwas fehlt: VOISA ruft Sie an und beantwortet es selbst.
VOISA lässt sich an Ihr Property Management System anbinden, sodass Verfügbarkeiten in Echtzeit abgefragt und Reservierungen direkt in Ihr System eingetragen werden. Die Anbindung kann meist innerhalb weniger Tage realisiert werden.
Ja, alle Gästedaten werden DSGVO-konform und nach höchsten Datenschutzstandards verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt auf deutschen Servern mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Nach einem kurzen Onboarding richten wir den Assistenten auf Ihr Hotel ein — mit Ihren Zimmerkategorien, Check-in Zeiten und häufigen Gästeanfragen. Ihre bestehende Telefonnummer bleibt erhalten, Anrufe werden einfach weitergeleitet.
Beides ist möglich, und der Unterschied hängt an Ihrem System. Bei API-offenen Häusern — etwa apaleo oder Mews — legt der Assistent die Reservierung direkt an und arbeitet auf dem echten Verfügbarkeitsstand. Bei älteren oder lokal installierten Systemen ohne offene Schnittstelle blockiert er nichts, sondern erzeugt eine vollständige Reservierungsanfrage mit Zeitraum, Kategorie, Rate und Gastdaten, die die Rezeption in wenigen Sekunden übernimmt. Für Zimmerkontingente lässt sich zusätzlich ein Allotment hinterlegen, aus dem er frei verkaufen darf.
Nein, und das ist bewusst so gebaut. Kartennummer, Ablaufdatum und Prüfziffer werden im Gespräch weder erfragt noch aufgezeichnet. Stattdessen verschickt der Assistent den Zahlungs- oder Garantielink Ihres bestehenden Zahlungsanbieters per SMS oder E-Mail; der Gast gibt die Daten dort ein, und das Hotel sieht die Garantie wie bei jeder Onlinebuchung. Für Sie heißt das: Aus Gesprächsaufzeichnungen und Transkripten können keine Zahlungsdaten entweichen, weil dort nie welche waren.
Der Assistent wechselt die Sprache, sobald der Gast in einer anderen Sprache spricht, und führt das Gespräch darin zu Ende — bei Direktbuchern aus dem Ausland ist das der Regelfall. Gruppen- und Veranstaltungsanfragen behandelt er getrennt: Er verkauft kein Kontingent, sondern erfasst Zeitraum, Personenzahl, Zimmeraufteilung, Bestuhlung, Technik und Verpflegung und legt die Anfrage im Bankett- oder Veranstaltungsverkauf ab. So liegt am Montagmorgen ein vollständiger Vorgang vor statt eines Rückrufwunsches.
