Aaron.ai ist jetzt Doctolib: Telefonassistent & Alternative

Aaron.ai gibt es als eigenständigen Anbieter nicht mehr. Der Telefonassistent, den laut Doctolib-Pressemitteilung vom 22. Mai 2024 mehr als 3.500 Behandler in Deutschland einsetzten, ist heute Teil der Doctolib-Praxissoftware. Für bisherige Aaron-Kunden stellen sich damit drei Fragen: Wer ist jetzt mein Vertragspartner, was kostet der Umstieg, und gibt es einen Telefonassistenten ohne Doctolib-Kalender?

Die Antworten stammen aus Doctolibs eigenen Seiten und Verträgen, gelesen am 7. Oktober 2026. In eigener Sache: VOISA ist unser Produkt; für Praxen, die ganz auf Doctolib arbeiten, empfehlen wir trotzdem den Doctolib-Assistenten.

Das Wichtigste in Kürze

• Übernahme und Verschmelzung: Doctolib hat die Übernahme am 22. Mai 2024 bekanntgegeben; laut Handelsregisterdaten bei North Data ist die Aaron GmbH auf die Doctolib GmbH verschmolzen.
• Nur im Paket: Den KI-Telefonassistenten gibt es laut Doctolib „nur in Kombination mit dem Patientenmanagementsystem“, also nicht ohne Doctolib-Kalender.
• Preis: Das Paket „Patientenmanagement“ mit Assistent kostet 229 € inkl. MwSt. je Ärzt:in und Monat im Jahresabo, ohne Assistent 139 €. Rechnerisch sind das 90 € brutto (75,63 € netto) Aufpreis je Ärzt:in.
• Umstieg: Doctolib wirbt um Aaron-Kunden mit einem „exklusiven Rabatt“, nennt aber weder Höhe noch Frist. Lassen Sie sich Konditionen, AVV und Rufnummer schriftlich bestätigen.
• Grenzen: Der Assistent versteht laut Doctolib 98 Sprachen, antwortet aber bis auf Weiteres auf Deutsch, und er bucht ausschließlich in den Doctolib-Kalender.

Was ist aus Aaron.ai geworden?

Aaron.ai ist in Doctolib aufgegangen: Die Technologie steckt heute im KI-Telefonassistenten von Doctolib, und die frühere Aaron GmbH besteht laut Registerdaten nicht mehr als eigene Firma. Laut Pressemitteilung vom 22. Mai 2024 sollte die Technologie „zu Beginn des nächsten Jahres“ in die Doctolib-Software einfließen; bis dahin blieb Aaron.ai als eigenständige Lösung am Markt. Im Mai 2025 stellte Doctolib seinen eigenen KI-Telefonassistenten vor.

Auch gesellschaftsrechtlich ist der Schritt laut Registerdaten vollzogen: North Data, ein Dienst, der Handelsregisterdaten automatisch auswertet, führt die Aaron GmbH (Amtsgericht Charlottenburg, HRB 167901 B) als erloschen und verzeichnet für den 21. Februar 2025 eine Registereintragung zur Verschmelzung mit der Doctolib GmbH. Den amtlichen Registerauszug haben wir nicht eingesehen. Nach § 20 Umwandlungsgesetz geht mit der Eintragung einer Verschmelzung das Vermögen samt Verbindlichkeiten auf den übernehmenden Rechtsträger über, und der übertragende Rechtsträger erlischt.

Was zeigt aaron.ai heute?

Die Domain aaron.ai leitet dauerhaft um: Alle am 7. Oktober 2026 geprüften Adressen, darunter aaron.ai, www.aaron.ai, /preise und /impressum, antworten mit einer 301-Weiterleitung auf info.doctolib.de/aaron. Dort steht „Aaron.ai ist jetzt Teil von Doctolib!“ über einem Formular für ein Beratungsgespräch; eigene Aaron-Preise oder ein Aaron-Impressum gibt es nicht mehr.

Für Bestandskunden läuft die Umstellung noch. Im Doctolib-Hilfeartikel „Aaron.ai wird Teil von Doctolib“ (zuletzt bearbeitet am 18. November 2025) heißt es: „2025 hat Doctolib eine Integration des Produkts in das Doctolib Angebot für Neukunden umgesetzt“. Bestehende Aaron-Kunden will Doctolib informieren, „sobald es losgeht (voraussichtlich 2026)“; ein Abschaltdatum für den bisherigen Aaron-Dienst hat Doctolib nicht veröffentlicht.

Was müssen bisherige Aaron-Kunden jetzt tun?

Bisherige Aaron-Kunden müssen nicht sofort handeln, sollten aber vier Punkte schriftlich mit Doctolib klären: das Umstiegsangebot, Vertragspartner und Laufzeit, die Auftragsverarbeitung und die Rufnummer. Konditionen speziell für Aaron-Bestandsverträge veröffentlicht Doctolib zu keinem dieser Punkte.

Schritt 1: Das Umstiegsangebot prüfen

Doctolib hat für Aaron-Kunden eine eigene Seite: „Willkommen Aaron-Kund:innen: Unser exklusives Angebot für Sie!“. Versprochen wird dort „für kurze Zeit einen exklusiven Rabatt als Aaron-Kund:in“; Höhe und Frist nennt die Seite nicht, sie besteht im Kern aus einem Kontaktformular und wurde laut Metadaten zuletzt am 27. August 2025 geändert.

Inhaltlich ist der Umstieg ein Wechsel in die Doctolib-Praxissoftware. In den Antworten zu den Doctolib-Webinaren (Stand Dezember 2025) schreibt Doctolib, der Assistent sei „technisch eng mit dem Doctolib-Kalender verzahnt“ und deshalb „nur in Kombination mit dem Patientenmanagementsystem erhältlich“. Auf die Frage „Wie gelingt der Umstieg von Aaron?“ antwortet Doctolib, man prüfe die Voraussetzungen und nehme Interessierte „auf die Vormerkliste“.

Schritt 2: Vertragspartner und Laufzeit klären

Nach den Registerdaten ist Ihr Vertragspartner inzwischen die Doctolib GmbH, Friedrichstraße 111 in Berlin, denn bei einer Verschmelzung gehen Verträge grundsätzlich auf den übernehmenden Rechtsträger über. Ob Ihr alter Aaron-Vertrag unverändert weiterläuft oder mit dem Umstieg endet, hat Doctolib nicht veröffentlicht; fragen Sie das schriftlich, bevor Sie neu unterschreiben.

Laut den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Doctolib (Stand Juli 2026) verlängert sich ein Jahresabonnement automatisch um ein Jahr, wenn es nicht mit drei Monaten Frist zum Laufzeitende gekündigt wird. Monatsabonnements, kündbar mit einem Monat Frist zum Monatsende, sind laut Doctolib „auf Nachfrage verfügbar“; die veröffentlichten Preise gelten für das Jahresabo.

Schritt 3: Die Auftragsverarbeitung aktualisieren

Für jeden Dienstleister, der Gesprächsdaten in Ihrem Auftrag verarbeitet, brauchen Sie nach Artikel 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Mit einem Doctolib-Vertrag gilt der Doctolib-AVV (Stand Juli 2026): Tonaufnahmen des Telefonassistenten werden 60 Tage nach dem Gespräch aufbewahrt, sofern Sie nicht schriftlich etwas anderes anweisen. Welcher AVV für einen laufenden Aaron-Altvertrag bis zur Umstellung gilt, steht in keinem öffentlichen Dokument. Lassen Sie es sich schriftlich bestätigen und tragen Sie den neuen Auftragsverarbeiter in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein.

Schritt 4: Rufnummer und Weiterleitung planen

Ihre Praxisnummer bleibt bei Ihrem Telefonanbieter, denn der Doctolib-Assistent wird laut Doctolib-FAQ „über eine Weiterleitung“ angebunden. Laut Doctolib-Hilfebereich legen Sie fest, wie lange es klingelt, bevor der Assistent übernimmt; weiterleiten kann er nur an eine andere Nummer als die Praxisnummer, sonst entsteht eine Anrufschleife. Ob Ihre bisherige Aaron-Zielnummer erhalten bleibt, hat Doctolib nicht veröffentlicht. Wie eine Rufumleitung bei Telekom oder sipgate funktioniert, zeigt unsere Anleitung zum Einrichten eines KI-Telefonassistenten. Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Rechtsberatung.

Was kann der Doctolib Telefonassistent heute?

Der Doctolib Telefonassistent nimmt Anrufe rund um die Uhr an, erkennt Patient:innen, bucht und storniert Termine direkt im Doctolib-Kalender und legt alle anderen Anliegen als Nachricht für das Team ab. Laut Doctolib-Community zum ersten Jahrestag nutzten ihn im Juni 2026 über 5.000 Praxen in Deutschland. Er übernimmt die Regeln Ihrer Online-Buchung zu Terminarten, Versicherungsstatus, Neupatienten und Überweisung. Notfälle und Anrufe von Kolleg:innen kann er direkt weiterleiten.

Quellen: Besondere Bedingungen für den KI-Telefonassistenten (Juli 2026), Doctolib-AVV (Juli 2026), Doctolib-Preisseite, Doctolib-FAQ zu den Webinaren (Dezember 2025).

Die Vorbehalte stehen in den Besonderen Bedingungen für den KI-Telefonassistenten (Juli 2026): Kündigen Sie den Doctolib-Kalender, endet der Assistent automatisch, und Ihr Team muss Transkripte anhand der Aufnahme prüfen. Außerdem müssen Sie Anrufende vor der Aufzeichnung informieren und darauf hinweisen, dass sie den Anruf beenden können.

Was kostet der Doctolib Telefonassistent, und was kostet Aaron heute?

Der Doctolib Telefonassistent ist nur im Paket erhältlich: „Patientenmanagement“ mit Assistent kostet laut Doctolib-Preisseite 229 € „inkl. MwSt. bei einem Jahresabonnement pro Monat pro Ärzt:in“ (192,44 € netto). In einem Hinweis schreibt Doctolib: „Unser Patientenmanagement Paket ist auch ohne den KI-Telefonassistenten für insgesamt 139 € pro Monat erhältlich.“ Der Assistent kostet also rechnerisch 90 € brutto oder 75,63 € netto je Ärzt:in; dazu nennt Doctolib einmalige Installations- und Trainingsgebühren „ab 399 €“ (Stand: 7. Oktober 2026).

Eigene Aaron-Preise gibt es nicht mehr, Konditionen für laufende Aaron-Verträge auch nicht. Auch die teureren Pakete Patientenmanagement Pro (derzeit 279 €) und All-in-One Praxissoftware (derzeit 499 €) enthalten den Assistenten; alle Doctolib-Pakete und Zusatzkosten ordnen wir in unserem Überblick Doctolib Kosten 2026 ein.

Gezählt werden laut Doctolib-FAQ „die vollwertig behandelnden Ärztinnen und Ärzte“, nicht die Anrufe; laut Preisseite werden auch Weiterbildungsassistent:innen wie Ärzt:innen berechnet. Eine Praxis mit drei Ärzt:innen zahlt für Patientenmanagement also 687 € brutto im Monat, davon rechnerisch 270 € für den Assistenten.

Doctolib nennt Bruttopreise, VOISA und VITAS Nettopreise; wir zeigen deshalb beides. Für die meisten Arztpraxen zählt am Ende der Bruttobetrag, weil Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 Umsatzsteuergesetz in der Regel umsatzsteuerfrei sind und die Vorsteuer dann meist nicht abziehbar ist; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Rechenbeispiel: Doctolib-Aufpreis oder eigener Telefonassistent?

In allen drei Szenarien ist der Doctolib-Aufpreis günstiger als VOISA, sofern Ihre Praxis Doctolib Patientenmanagement Light ohnehin nutzt. Arbeitet Ihre Praxis dagegen ohne Doctolib, kostet der Einstieg das ganze Paket, und VOISA ist günstiger, bietet dafür aber keinen Praxiskalender und keine Online-Buchung.

Unsere Annahmen (ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Zahlen):

1. 600 KI-Gesprächsminuten je Ärzt:in und Monat.
2. Doctolib berechnet den Assistenten je Ärzt:in ohne Minutengrenze; einmalige Einrichtungsgebühren lassen wir außen vor.
3. VOISA: der günstigste Tarif für das Volumen, inklusive Zusatzminuten; Rufnummern- oder Weiterleitungskosten weist die VOISA-Preisseite nicht aus, wir setzen keine an.

Alle Beträge netto zzgl. 19 % MwSt., brutto in Klammern. Stand: 7. Oktober 2026. Quellen: Doctolib-Preisseite und VOISA-Tarife. Hinweis in eigener Sache: VOISA ist unser eigenes Produkt. Das Doctolib-Komplettpaket enthält zusätzlich Kalender, Online-Buchung, Patientennachrichten und Recalls.

Ist der Doctolib Telefonassistent DSGVO-konform?

Doctolib bezeichnet den Telefonassistenten als DSGVO-konform und hostet Gesundheitsdaten nach eigenen Angaben bei zertifizierten Cloud-Anbietern in der EU; die Pflicht, Anrufende über Aufzeichnung und KI zu informieren, bleibt aber bei Ihrer Praxis. Laut Doctolib-AVV liegen die Gesundheitsdaten bei Amazon Web Services (Vertragspartner in Luxemburg) und bei S3NS, einem Thales-Unternehmen, das auf der Google Cloud Platform hostet. Beide sind für das Hosting von Gesundheitsdaten nach dem französischen HDS-Standard zertifiziert.

Offen benennt der AVV, dass AWS und Google als US-Unternehmen in begrenzten Fällen verpflichtet sein können, Behördenanordnungen etwa nach dem Cloud Act zu befolgen; dann ist ein Zugriff von außerhalb des EWR möglich. In der Liste der Unterauftragsverarbeiter steht außerdem Anthropic (USA, Serverstandort EU) für die „Bereitstellung von LLM“. Einen Telefonie- oder Spracherkennungsdienstleister speziell für den Telefonassistenten nennt die Liste nicht ausdrücklich; fragen Sie danach, bevor Sie unterschreiben.

Laut AGB ist das Berufsgeheimnis nach § 203 StGB auf Doctolib erstreckt, Mitarbeitende und Unterauftragnehmer werden darauf verpflichtet; lassen Sie sich das für den Telefonassistenten bestätigen. Neue Unterauftragsverarbeiter kündigt Doctolib laut AVV 30 Tage vorab an; prüfen Sie diese Ankündigungen.

Zum Vergleich unsere eigenen Angaben: Laut VOISA-Datenschutzerklärung liegt unser Serverstandort in Frankfurt (Hosting bei Render, Datenbank bei Supabase in der EU); für KI und Telefonie setzen wir Dienstleister mit Sitz in der EU ein, unter anderem OpenAI Ireland und Twilio Ireland. Den Zero Retention Mode, der die meisten Daten einer Anfrage sofort nach deren Abschluss löscht, gibt es bei VOISA nur für Enterprise-Kunden, nicht in den Tarifen Basic, Grow oder Pro. Die allgemeinen Prüfpunkte fasst unser Leitfaden zu DSGVO-konformer KI zusammen. Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Rechtsberatung.

Welche Alternativen zu Aaron.ai gibt es ohne Doctolib?

Ohne Doctolib-Bindung kommen unabhängige KI-Telefonassistenten in Frage, die vor Ihre bestehende Praxisnummer geschaltet werden, zum Beispiel VITAS, PraxiPal oder VOISA. VITAS und VOISA rechnen nicht je Ärzt:in ab, sondern nach Gesprächen oder Minuten, und bieten monatliche Tarife; PraxiPal veröffentlicht keine Konditionen. Den Doctolib-Kalender ersetzen sie nicht; testen Sie bei jedem Anbieter vor Vertragsschluss live, ob die Buchung in Ihren eigenen Kalender funktioniert.

Hinweis in eigener Sache: VOISA ist unser Produkt. Preise laut VITAS-Preisseite, PraxiPal-Website, Doctolib-Preisseite und VOISA-Tarifen. VITAS und VOISA nennen Nettopreise, Doctolib Bruttopreise.

Bei VITAS zählen als Konversation eingehende Anrufe, Chats, SMS und automatisierte Rückrufe; die Anbindung an Praxissoftware kostet das Pro-Paket extra. PraxiPal braucht laut eigener FAQ nur eine Weiterleitung der eingehenden Anrufe. Doctolib führen beide auf ihren Schnittstellenseiten nicht auf.

VOISA verbinden Sie per Rufumleitung auf Ihre VOISA-Voice-Nummer. Alle Tarife haben denselben Funktionsumfang, sind monatlich kündbar und haben 14 Tage Geld-zurück-Garantie. Wie VOISA Anrufe in Arztpraxen strukturiert, zeigt unsere Seite zum KI-Telefonassistenten für die Arztpraxis; alle vier Anbieter vergleichen wir ausführlich im Vergleich der KI-Telefonassistenten für Arztpraxen.

Wann ist der Doctolib Telefonassistent die bessere Wahl als VOISA?

Wenn Ihre Praxis Termine, Online-Buchung und Patientennachrichten bereits über Doctolib abwickelt, ist der Doctolib Telefonassistent in den meisten Fällen die einfachere und günstigere Wahl, auch gegenüber unserem eigenen Produkt. In vier Fällen raten wir Ihnen dazu.

1. Sie arbeiten schon mit dem Doctolib-Kalender. Der Assistent bucht in denselben Kalender wie die Online-Buchung und übernimmt deren Regeln; ein unabhängiger Assistent muss sie erst nachbilden.

2. Der Aufpreis ist kleiner als ein eigener Tarif. Mit Patientenmanagement Light kostet der Assistent eine Einzelpraxis 75,63 € netto im Monat, VOISA Grow 125,21 €.

3. Sie wollen eine Oberfläche und einen Vertragspartner. Anrufnotizen und Online-Anfragen landen im selben Postfach, und Sie verwalten nur einen Vertrag samt AVV.

4. Ihre Anrufenden sprechen fast alle Deutsch. Dann spielt die Antwort nur auf Deutsch, die wichtigste Grenze des Doctolib-Assistenten, keine Rolle.

Ein unabhängiger Assistent wie VOISA passt dagegen besser, wenn Ihre Praxis keinen Doctolib-Kalender nutzt oder nicht dauerhaft an ihn gebunden sein will, wenn Sie monatlich kündbar bleiben möchten, wenn viele Anrufende kein Deutsch sprechen oder wenn Sie Psychotherapie, Physiotherapie oder Osteopathie anbieten, für die die Doctolib-Preistabelle kein Paket mit Telefonassistent zeigt. Testen Sie bei jedem Anbieter, auch bei uns, mit echten Anrufen.

Häufige Fragen zu Aaron.ai und dem Doctolib Telefonassistenten

Fazit: Für Doctolib-Praxen der naheliegende Nachfolger, für alle anderen ein Paketkauf

Aaron.ai ist Geschichte, der Nachfolger heißt Doctolib Telefonassistent und ist ohne Doctolib-Kalender nicht zu haben. Für Praxen mit Doctolib Patientenmanagement ist er die naheliegende Wahl: 90 € brutto Aufpreis je Ärzt:in, Buchung im vorhandenen Kalender, ein Vertragspartner. Klären Sie vorher schriftlich Rabatt, Laufzeit, AVV und Rufnummer, denn dazu veröffentlicht Doctolib für Aaron-Kunden nichts.

Wenn Ihre Praxis Doctolib nicht nutzt, kaufen Sie mit dem Assistenten eine komplette Praxissoftware mit Jahresabo je Ärzt:in. Wollen Sie nur das Telefon entlasten, ist ein unabhängiger Assistent die schlankere Lösung.