VITAS Telefonassistent: Preise, Stärken und Alternativen

Das Wichtigste in Kürze

• VITAS rechnet pro Konversation ab, nicht pro Minute. Als Konversation zählen laut Anbieter auch versendete SMS und automatisierte Rückrufe, nicht nur eingehende Anrufe.
• Die Schnittstellen zu Praxissystemen wie tomedo, samedi oder medatixx setzen das Pro-Paket voraus, das mit 129 € netto pro Monat separat berechnet wird.
• Mehrsprachigkeit ist bei VITAS ein Add-on für 99 € netto im Monat und steht laut Preisseite aktuell nur mit weiblicher Stimme zur Verfügung.
• Bei langen Gesprächen ist das Konversationsmodell günstiger, bei vielen kurzen Anrufen das Minutenmodell. Der Rechenweg steht weiter unten.
• VITAS ist nach ISO 27001 zertifiziert und nach BSI C5 Typ 1 geprüft, mit Verarbeitung ausschließlich in Deutschland und ohne US-Drittanbieter.

Hinweis: Die Ausführungen zur KI-Verordnung geben einen Überblick über die Rechtslage und ersetzen keine Rechtsberatung. Und in eigener Sache: VOISA ist selbst Anbieter eines KI-Telefonassistenten und steht hier neben den Wettbewerbern, weil ein Vergleich ohne Offenlegung wertlos wäre. Alle Fremdangaben stammen aus den öffentlichen Anbieterseiten, sind verlinkt und auf dem Stand von September 2026.

Was ist der VITAS Telefonassistent?

Der VITAS Telefonassistent ist ein KI-Telefonassistent für eingehende Anrufe, entwickelt von der VITAS GmbH mit Sitz am Zollhof 7 in 90443 Nürnberg (Impressum, Geschäftsführer Thomas Abend, HRB 36296). Das Produkt selbst läuft unter der Marke telefonassistent.de, die Unternehmensseite unter vitas.ai. Diese Doppelstruktur ist der Grund, warum Suchende nach „VITAS KI" oft auf zwei unterschiedlichen Domains landen.

Funktional nimmt der Assistent Anrufe automatisch an, erkennt das Anliegen, erfasst Name, Geburtsdatum, Kundennummer oder Anliegenbeschreibung und legt daraus ein strukturiertes Ticket im Dashboard an. Nach Anbieterangaben zum Produkt stehen vorkonfigurierte Szenarien für Terminvereinbarung, Rezeptbestellung, Überweisung, Krankmeldung und Zeiterfassung bereit, dazu ein freies Szenario für eigene Anwendungsfälle. Die Einrichtung veranschlagt der Anbieter mit rund einer Stunde.

Die Ausrichtung ist deutlich erkennbar: VITAS ist stark im Gesundheitswesen. Die Integrationsliste nennt tomedo, medatixx, samedi, 321med, docmedico, dubidoc und cituro, also überwiegend Praxisverwaltungs- und Terminsysteme. Für eine Arztpraxis, ein MVZ oder eine Klinikambulanz ist das ein echter Vorteil gegenüber generischen Voice-Plattformen.

Wer sich zuerst grundsätzlich in das Thema einlesen möchte, findet die Marktübersicht in unserem Anbietervergleich für KI-Telefonassistenten. Und wer VITAS direkt einem Mehrkanalansatz gegenüberstellen will: Der KI-Telefonassistent von VOISA ist in wenigen Minuten konfiguriert und monatlich kündbar.

Was kostet der VITAS Telefonassistent?

Der VITAS Telefonassistent kostet bei monatlicher Zahlung netto 49 €, 119 € oder 299 € pro Monat, je nach Paket. Alle Preise sind im öffentlichen Preisverzeichnis einsehbar und verstehen sich ausdrücklich als Nettopreise.

Bei Jahreszahlung gewährt VITAS 18 % Rabatt, der Gesamtbetrag wird zu Beginn des Rechnungszeitraums fällig. Für Laufzeiten von 24 bis 36 Monaten nennt der Anbieter einen Rabatt von bis zu 25 %. Ab 2.500 Konversationen gibt es Individualpakete, auf Wunsch als Flatrate. Die Testphase läuft 30 Tage mit 500 Testkonversationen und endet automatisch, ohne dass Zahlungsdaten hinterlegt werden müssen.

Zwei Kostenblöcke liegen außerhalb dieser Tabelle und werden in Vergleichen regelmäßig übersehen.

Das Pro-Paket kostet 129 € netto im Monat. Darin stecken die Anbindung an die Telefonanlage per SIP-Trunk, Integrationen in Partnersysteme und Webhooks, das direkte Durchstellen von Anrufenden, erweiterte Verzweigungen, die Premium-Stimmen, Statistiken und die Benutzerverwaltung. Wer eine Praxissoftware anbinden will, kommt daran nicht vorbei: Die Dokumentation zur tomedo-Schnittstelle nennt ein VITAS Pro-Paket als Voraussetzung.

Die Add-ons werden je Assistentennummer berechnet. Chatbot 79 €, Messenger 79 €, Multilingualität 99 € und Advanced Management 299 €, jeweils netto pro Monat. Mehrsprachige Anrufannahme ist bei VITAS also kein Bestandteil des Grundpakets.

Was zählt bei VITAS als Konversation?

Als Konversation zählen bei VITAS eingehende Anrufe und Chats sowie von Ihnen über die Plattform versendete SMS und automatisierte Rückrufe. Das steht so in der FAQ des Anbieters und ist der wichtigste Satz auf der ganzen Preisseite.

Praktisch heißt das: Ein Anruf, der eine Bestätigungs-SMS auslöst, verbraucht zwei Konversationen aus Ihrem Kontingent. Wer Benachrichtigungen konsequent nutzt, landet schneller im Überlauf, als die Paketgröße vermuten lässt. VITAS informiert per E-Mail bei 80 % und 100 % Verbrauch, was fair ist, die Kalkulation aber nicht ersetzt. Wer prüfen will, wie weit kostenlose Einstiegsangebote im Markt tragen, findet die Einordnung im Beitrag zum kostenlosen KI-Telefonassistenten.

Ist der VITAS Telefonassistent DSGVO-konform?

Ja, und die Nachweise sind ungewöhnlich belastbar. Laut Sicherheitsseite des Anbieters ist VITAS nach ISO 27001 zertifiziert, extern auditiert durch Prüfer des TÜV Süd, und wurde nach dem BSI-Standard C5 (Typ 1) geprüft, „explizit für die hohen Schutzbedarfe im Gesundheitsumfeld validiert". Sämtliche Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet, der Anbieter wirbt mit „100 % ohne US-Drittanbieter" und den Siegeln „Software made in Germany" und „Software hosted in Germany" des Bundesverbands IT-Mittelstand.

Der Kriterienkatalog C5 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik definiert Mindestanforderungen für sicheres Cloud Computing und ist seit 2016 der De-facto-Standard für deutsche Behörden und Kliniken. Eine Einordnung, die für die Bewertung wichtig ist: Eine Typ-1-Attestierung bestätigt die Angemessenheit der Ausgestaltung zu einem Stichtag. Eine Typ-2-Attestierung prüft zusätzlich die Wirksamkeit der Maßnahmen über einen Zeitraum. Für Ausschreibungen, die ausdrücklich Typ 2 fordern, reicht Typ 1 nicht.

Unabhängig vom Anbieter gilt seit dem 2. August 2026 Artikel 50 der EU-KI-Verordnung: Anrufende müssen erfahren, dass sie mit einem KI-System sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist. Am Telefon ist es das nicht. Ein Satz zu Gesprächsbeginn genügt, aber er ist Pflicht, bei VITAS wie bei jeder Alternative.

Für besonders sensible Kontexte, etwa Psychotherapie, Kanzleien oder Versicherungsfälle, lohnt zusätzlich der Blick auf die Löschlogik. VOISA bietet dafür den Zero Retention Mode für Enterprise-Kunden, bei dem Gesprächsdaten nach der Verarbeitung sofort gelöscht werden. VITAS beschreibt „klare Regeln für Speicherung und Löschung", nennt auf der Sicherheitsseite aber keine konkreten Fristen. Was bei der Auftragsverarbeitung sonst noch zu regeln ist, steht in unserem Leitfaden zum DSGVO-konformen KI-Einsatz.

Für wen lohnt sich VITAS, und für wen nicht?

VITAS lohnt sich vor allem für Arztpraxen, MVZ und Kliniken, die eine der bestehenden Praxissystem-Schnittstellen nutzen und ausschließlich das Telefon automatisieren wollen. In dieser Konstellation ist der Anbieter schwer zu schlagen: Die tomedo-Anbindung fragt Terminverfügbarkeiten ab, legt Termine an, storniert sie und schreibt die Gesprächsdokumentation direkt in den tomedo-Posteingang, verknüpft mit der Patientenakte.

Der wirtschaftliche Hebel dahinter ist real. Eine Arbeitsstunde kostete deutsche Unternehmen 2025 im Schnitt 45,00 € laut Statistischem Bundesamt. Jede Stunde, die eine Medizinische Fachangestellte nicht am Telefon verbringt, ist damit betriebswirtschaftlich messbar, unabhängig vom gewählten Anbieter. Was sich in Praxen tatsächlich automatisieren lässt und was nicht, schlüsselt der Beitrag zu KI-Telefonassistenten in Arztpraxen auf.

Weniger gut passt VITAS, wenn Ihre Kundenkommunikation nicht am Telefon endet. E-Mail-Postfach und Kontaktformular deckt die Plattform nicht ab, der Chatbot ist ein separates Add-on. Auch mehrsprachige Anrufannahme ist ein Zusatzposten und steht laut Preisseite aktuell nur mit weiblicher Stimme zur Verfügung, was für Hotels, Kliniken mit internationalem Publikum oder Handwerksbetriebe mit mehrsprachiger Kundschaft relevant sein kann.

Genau hier setzen Plattformen mit mehreren Kanälen an. Wenn Sie sehen möchten, was in einem Tarif enthalten ist und was nicht, hilft die Tarifübersicht von VOISA: Telefon, Chat-Widget und E-Mail-Assistent laufen dort in einem Dashboard zusammen, und der Funktionsumfang ist in allen drei Tarifen identisch.

Welche Alternativen zum VITAS Telefonassistenten gibt es?

Die relevanten Alternativen sind Aaron.ai im Healthcare-Segment, fonio.ai im KMU-Segment und VOISA als Plattform mit mehreren Kanälen. Alle drei verarbeiten Daten in der EU und richten sich an den deutschsprachigen Markt. Ein Punkt, den ältere Vergleiche noch unterschlagen: Aaron.ai ist kein eigenständiger Anbieter mehr. Doctolib hat das Berliner Unternehmen im Mai 2024 übernommen, wie das Deutsche Ärzteblatt berichtete; die Domain aaron.ai leitet inzwischen auf Doctolib weiter. Wer Aaron einsetzen will, entscheidet sich damit faktisch für das Doctolib-Ökosystem.

Hinweis in eigener Sache: VOISA ist unser Produkt. Wir führen es in derselben Tabelle wie die Wettbewerber auf, weil ein Vergleich ohne Offenlegung wertlos wäre. Preise, Kanäle und Zertifizierungsangaben stammen aus den öffentlichen Anbieterseiten von VITAS, fonio.ai und VOISA, Stand September 2026. Für Aaron.ai weist Doctolib keine öffentlichen Listenpreise aus. Nutzerbewertungen zu VITAS finden Sie unabhängig bei OMR Reviews.

Die Rechnung, die den Unterschied macht. Angenommen, Sie erhalten 500 eingehende Anrufe im Monat und versenden keine SMS-Benachrichtigungen. Bei einer durchschnittlichen Gesprächsdauer von 1,5 Minuten sind das 750 Gesprächsminuten, bei 2,5 Minuten sind es 1.250.

Die Schlussfolgerung ist unbequem, aber richtig: Bei langen Gesprächen gewinnt das Konversationsmodell, bei kurzen Anrufen und kleinem Volumen das Minutenmodell. Wer 500 Anrufe mit drei Minuten Dauer bearbeitet, fährt mit VITAS günstiger. Wer 200 kurze Terminanfragen im Monat hat, zahlt bei VITAS für Kontingent, das er nicht abruft. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen, nicht mit dem Listenpreis. Alle VOISA-Beträge in dieser Tabelle sind netto; brutto sind es 59 €, 149 € und 299 € je Tarif.

Der zweite Unterschied ist struktureller Natur und lässt sich nicht wegrechnen: Kanäle. Wenn ein Teil Ihrer Anfragen über das Postfach kommt, brauchen Sie neben dem Telefonassistenten einen zweiten Kanal, oder Sie behalten die Arbeit. Für den Bedarf an vorkonfigurierten Abläufen je Branche stehen bei VOISA rund 120 branchenspezifische Seiten bereit, für Praxen etwa der KI-Telefonassistent für Arztpraxen; technische Anbindungen laufen über mehr als 180 Integrationen über das Model Context Protocol.

Der dritte Unterschied betrifft die Frage, was im Preis steckt. Bei VITAS sind Chatbot, Mehrsprachigkeit und Integrationen kostenpflichtige Zusatzmodule. VOISA staffelt seine drei Tarife ausschließlich über die Gesprächsminuten, der Funktionsumfang ist in allen Paketen identisch, einschließlich über 20 Sprachen. Für kleine Betriebe, die Mehrsprachigkeit brauchen, verschiebt das die Rechnung deutlich.

Wo liegen die Grenzen von VITAS und von VOISA?

Beide Produkte haben Anwendungsfälle, in denen sie die falsche Wahl sind. Das gehört in einen Vergleich, der ernst genommen werden will.

Wo VITAS an Grenzen stößt. Die Plattform ist Telefon-first. E-Mail-Automatisierung fehlt, der Chatbot kostet 79 € extra, Mehrsprachigkeit 99 €, jede Integration setzt das Pro-Paket für 129 € voraus. Ein Betrieb, der alle drei Bausteine braucht, zahlt auf das BASIC-Paket 307 € netto obendrauf. Außerdem zählt jede versendete SMS als Konversation, was die effektive Paketgröße reduziert.

Wo VOISA nicht die bessere Wahl ist. Wenn Ihre Praxis tomedo, samedi oder medatixx einsetzt und Sie genau die zertifizierte, vom Systemhaus dokumentierte Schnittstelle wollen, ist VITAS dort weiter als wir. Wenn eine Ausschreibung eine C5-Attestierung als Nachweis verlangt, hat VITAS diesen Nachweis und wir können ihn in diesem Verfahren nicht ersetzen. Und wenn Ihre Gespräche typischerweise drei Minuten und länger dauern, ist die Abrechnung je Konversation für Sie schlicht das günstigere Modell.

Wo keine der beiden Lösungen passt. Unter etwa 50 Anrufen im Monat trägt kein Paketpreis sich selbst, hier ist ein Anrufbeantworter mit Transkription ehrlicher. Bei eskalierten, emotionalen oder juristisch heiklen Gesprächen gehört ein Mensch ans Telefon. Und ohne wiederkehrende Muster gibt es nichts, worauf sich ein Assistent sinnvoll konfigurieren ließe.

Diese Skepsis ist übrigens datenbelegt: Laut dem Bitkom-Studienbericht „Künstliche Intelligenz in Deutschland" setzen 36 % der Unternehmen in Deutschland KI ein, nach 20 % im Vorjahr; weitere 47 % planen oder diskutieren den Einsatz, und am häufigsten kommt sie im Kundenkontakt zum Einsatz — bei 88 % der KI-nutzenden Unternehmen. Als größte Hemmnisse nennt die Erhebung fehlende Anwendungsfälle und fehlende finanzielle Ressourcen. Ohne klar umrissenen Anwendungsfall wird auch eine günstige Pauschale teuer.

Häufige Fragen zu VITAS und Alternativen

Fazit: VITAS ist stark im Praxisalltag, schwach außerhalb des Telefons

Wenn Sie eine Praxis mit tomedo, samedi oder medatixx führen, ausschließlich das Telefon entlasten wollen und eine C5-geprüfte Verarbeitung in Deutschland brauchen, ist der VITAS Telefonassistent eine sehr gute Wahl. Wir raten in diesem Fall nicht davon ab. Rechnen Sie nur das Pro-Paket von Anfang an mit ein, denn ohne SIP-Trunk und Schnittstellen ist der Anwendungsfall nicht abgebildet, und kalkulieren Sie SMS-Benachrichtigungen als eigene Konversationen.

Sobald aber ein zweiter Kanal ins Spiel kommt, kippt die Rechnung. Chatbot, Messenger und Mehrsprachigkeit als drei getrennte Add-ons kosten mehr als das Grundpaket selbst, und E-Mail bleibt außen vor. Wer Telefon, Chat und E-Mail in einem Dashboard mit einer Rechnung führen will, ist mit einer Plattform, die alle drei mitbringt, strukturell besser aufgehoben. Welche Telefonanlage hinter einem solchen Assistenten sinnvoll läuft, klärt unser Vergleich der Cloud-Telefonie-Anbieter.

Unsere Empfehlung ist deshalb keine pauschale: Zählen Sie zuerst Ihre durchschnittliche Gesprächsdauer und die Zahl der Kanäle, über die Anfragen bei Ihnen eingehen. Zwei Zahlen, und die Entscheidung fällt fast von selbst.