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Am Telefon
Was VOISA Buchhalter übernimmt.
Professionelle Kundenkommunikation rund um die Uhr
24/7 Kunden-Hotline
Keine verpassten Anrufe mehr. Unser KI-Assistent nimmt Buchhaltungsanfragen auch außerhalb Ihrer Bürozeiten entgegen und qualifiziert diese professionell vor.
Intelligente Terminplanung
Automatische Koordination von Beratungsterminen, unter Berücksichtigung Ihrer Verfügbarkeit, Dienstleistungsart und Dringlichkeit des Anliegens.
Buchhaltungs-Erstqualifizierung
Die KI erfasst den Dienstleistungsbereich, Sachverhalt und Dringlichkeit, sodass Sie optimal auf das Kundengespräch vorbereitet sind.
Automatische Aktenführung
Gesprächsinhalte werden strukturiert dokumentiert und können direkt der entsprechenden Kundenakte zugeordnet werden.
Datenschutz & Vertraulichkeit
Höchste Datenschutzstandards und DSGVO-konforme Verarbeitung aller sensiblen Kundendaten und Finanzinformationen.
Service-Routing
Intelligente Weiterleitung an den zuständigen Buchhalter basierend auf Dienstleistungsart und Spezialisierung des Büros.
Beispielgespräch
So klingt ein Anruf Buchhalter.
Montag, 8:05 Uhr. Der Lohnlauf für den Monat steht an, im Büro ist noch niemand am Telefon. Der Anrufer führt einen Trockenbaubetrieb mit elf Mitarbeitenden.
0:00
VOISA
Buchhaltungsbüro am Markt, guten Morgen. Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten des Büros. Worum geht es?
Die KI-Kennzeichnung steht am Anfang — seit August 2026 verbindlich nach EU AI Act, Artikel 50.
0:08
Anrufer
Ich habe ab Montag eine neue Mitarbeiterin, die muss angemeldet werden. Und die Abrechnung vom letzten Monat ist noch offen.
0:18
VOISA
Ich nehme beides auf. Für die Anmeldung brauchen wir Versicherungsnummer, Steuer-Identifikationsnummer, Krankenkasse und den Arbeitsvertrag. In welcher Branche ist der Betrieb tätig?
0:31
Anrufer
Trockenbau, also Baugewerbe.
0:35
VOISA
Dann markiere ich den Vorgang als eilig. Im Baugewerbe gilt die Sofortmeldepflicht nach Paragraf 28a Absatz 4 SGB IV, die Meldung muss spätestens bei Arbeitsaufnahme vorliegen. Laden Sie die Unterlagen bitte heute in das Mandantenportal.
Fristauslöser erkannt und eskaliert, statt den Vorgang in die normale Rückrufliste zu legen.
0:52
Anrufer
Mache ich. Und die Abrechnung?
0:56
VOISA
Dafür fehlen im Portal noch die Stundenzettel. Ohne die Stunden kann der Lohnlauf nicht gerechnet werden. Ich vermerke, dass Sie nachreichen, und setze einen Rückruf der Lohnsachbearbeiterin für heute elf Uhr.
Der fehlende Beleg wird im Gespräch benannt, nicht erst nach zwei Tagen per Mail.
1:12
Anrufer
Noch eine Frage: Kann ich die Neue als Minijob abrechnen? Sie will nur fünfzehn Stunden.
1:20
VOISA
Dazu gebe ich am Telefon keine Auskunft, diese Einschätzung nimmt das Büro vor. Ich habe die Frage wörtlich notiert, die Sachbearbeiterin geht sie im Rückruf mit Ihnen durch.
Keine Auskunft in Steuer- oder Beitragsfragen. Die Frage wird protokolliert und weitergereicht, nicht beantwortet.
Angebunden Buchhalter
Der Anruf endet dort, wo die Belege ohnehin liegen: als Vorgang am Mandat im Portal, nicht in einem zweiten Posteingang, den jemand abtippt.
DATEV Unternehmen online
DATEV LODAS
Agenda LOHN
Lexware Office
sevDesk
Weitere Systeme über MCP-Konnektoren und offene APIs.
Der Ablauf
Vom Klingeln bis ins System.
Vier Schritte, die ohne Sie ablaufen — und die Sie jederzeit im Dashboard nachlesen können.
01
Der Anruf geht ein.
Kein Klingeln ins Leere, keine Warteschleife, kein Anrufbeantworter. VOISA nimmt beim ersten Klingeln ab — auch um 22 Uhr, auch samstags, auch wenn drei Anrufe gleichzeitig eingehen.
Rund um die Uhr erreichbar, an jedem Tag im Jahr
Beliebig viele Gespräche gleichzeitig
Ihre bestehende Nummer bleibt bestehen
Konversationen — jeder eingegangene Anruf, live im Dashboard.
02
VOISA führt das Gespräch.
In natürlichem Deutsch, mit Ihrem Wissen. Der Agent kennt Ihre Öffnungszeiten, Ihre Leistungen und Ihre Preise — weil Sie sie einmal hinterlegt haben.
250+ Stimmen, oder Ihre eigene geklont
Wissensdatenbank per Upload oder URL
Erkennt komplexe Anfragen und leitet weiter — mit Gesprächszusammenfassung
Agenten — Stimme, Tonfall und Wissen an einer Stelle.
03
Das Ergebnis landet in Ihrem System.
Ein Termin im Kalender. Eine Bestellung im Warenwirtschaftssystem. Eine Rückrufbitte per WhatsApp. VOISA schreibt das Ergebnis dorthin, wo Sie ohnehin arbeiten.
Google Calendar und Microsoft Outlook in Echtzeit
Zapier, Make und offene API
WhatsApp, E-Mail und SMS als Zusammenfassung
Integrationen — Kalender, CRM und Messaging angebunden.
04
Sie hören jedes Gespräch nach.
Aufnahme, Transkript und Auswertung zu jedem Anruf. Sie sehen, wonach Ihre Kunden wirklich fragen — und wo der Agent nachgeschärft werden sollte.
Aufnahmen und Transkripte pro Anruf
Rechtevergabe pro Mitarbeiter über die Admin-Konsole
Ihre Anrufdaten gehören Ihnen und trainieren keine Modelle
Dashboard — Auswertung über alle Gespräche hinweg.
Einrichtung
In unter 5 Minuten startklar.
Kein Entwickler, keine Einrichtungsgebühr, kein Provider-Wechsel.
0130 Sek.
Stimme wählen
Wählen Sie aus über 250 natürlichen Stimmen — oder klonen Sie Ihre eigene, inklusive Dialekt.
022 Min.
Agent konfigurieren
Beschreiben Sie in einem Satz, was Ihr Agent tun soll — VOISA generiert Skript, Tonfall und FAQs automatisch.
031 Min.
Nummer verbinden
Behalten Sie Ihre bestehende Nummer oder erhalten Sie eine neue — direkt im Dashboard, ohne Provider-Wechsel.
0430 Sek.
Live schalten
Ein Klick — und VOISA nimmt jeden Anruf entgegen. Sie sehen jedes Gespräch live im Dashboard mit.
Und wenn etwas fehlt: VOISA ruft Sie an und beantwortet es selbst.
Die Implementierung dauert in der Regel 24-48 Stunden. Unser Team analysiert zunächst Ihre bestehenden Prozesse, konfiguriert den KI-Assistenten entsprechend Ihrer Buchhaltungsdienstleistungen und integriert ihn nahtlos in Ihre vorhandenen Systeme wie DATEV oder Lexware.
Ja, der KI-Assistent ist speziell für Buchhaltungsdienstleistungen trainiert. Er erkennt verschiedene Anfragen wie Jahresabschlüsse, Monatsabschlüsse, Lohnbuchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldungen und kann diese intelligent an den zuständigen Buchhalter weiterleiten.
Absolut. Wir befolgen höchste Datenschutzstandards und sind vollständig DSGVO-konform. Alle Kundendaten und Gesprächsinhalte werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Unsere Server stehen in Deutschland.
Ja, wir unterstützen alle gängigen Buchhaltungsprogramme wie DATEV, Addison, Lexware und ELSTER. Der KI-Assistent kann Termine direkt in Ihrem Kalender eintragen und Kundeninformationen in Ihr CRM übertragen.
In komplexen Fällen oder bei Notfällen leitet der KI-Assistent das Gespräch automatisch an Sie weiter. Dabei übergibt er alle bereits gesammelten Informationen, sodass Sie optimal vorbereitet sind.
Selbstverständlich. Der KI-Assistent wird individuell auf Ihr Buchhaltungsbüro konfiguriert. Sie können Ihre Dienstleistungen, Preise, Verfügbarkeiten und häufig gestellte Fragen hinterlegen.
Nein, konsequent nicht. Hilfeleistung in Steuersachen ist nach Paragraf 5 StBerG den befugten Berufsträgern vorbehalten, und die Befugnisse eines Buchhaltungsbüros nach Paragraf 6 StBerG sind eng gefasst. Genau deshalb gibt der Assistent gar keine Auskunft in Steuer-, Beitrags- oder Bewertungsfragen. Er nimmt die Frage wörtlich auf, ordnet sie dem Mandat zu und setzt einen Rückruf. Was am Telefon läuft, sind Terminvergabe, Belegstatus und Aufnahme von Anliegen.
Er nennt am Telefon die Unterlagenliste, die Sie je Mandantentyp hinterlegen — Kontoauszüge, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenbericht, Stundenzettel, Krankmeldungen — und vermerkt, was der Mandant zugesagt hat und bis wann. Das ersetzt die Nachfassmail nicht, verhindert aber den häufigsten Fall: dass ein Mandant anruft, etwas ankündigt und beides niemand notiert. Der Vorgang enthält am Ende, welcher Beleg für welchen Monat noch aussteht.
Nein. Am Telefon kann sich niemand sicher legitimieren, deshalb nennt der Assistent keine Beträge, keine Netto- oder Bruttowerte und keine Inhalte aus Abrechnungen — auch nicht gegenüber Personen, die sich als Mitarbeitende des Mandanten ausgeben. Er nimmt den Wunsch auf und leitet ihn an die zuständige Sachbearbeiterin. Krankmeldungen werden als Tatsache erfasst, ohne Diagnose, weil Gesundheitsdaten nichts in einem Telefonprotokoll zu suchen haben.
