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Am Telefon
Was VOISA Hausmeisterservice übernimmt.
Automatisierte Auftragsannahme und Einsatzkoordination für Immobiliendienstleister
24/7 Auftragsannahme
Ihr KI-Assistent nimmt Wartungs- und Reparaturaufträge rund um die Uhr entgegen und leitet diese weiter.
Notfall-Einsatzkoordination
Schnelle Erfassung von Notfällen wie Wasserschäden, Heizungsausfällen oder Stromausfällen mit automatischer Priorisierung.
Terminplanung für Wartungsarbeiten
Automatische Vereinbarung von Terminen für regelmäßige Wartungen, Inspektionen und geplante Reparaturen.
Auftragsdetails erfassen
Strukturierte Erfassung von Schadensmeldungen, Objektdaten und erforderlichen Maßnahmen.
Mieter- und Eigentümerkommunikation
Beantwortung häufiger Fragen zu Öffnungszeiten, Zuständigkeiten und laufenden Arbeiten.
Verfügbarkeitsprüfung
Automatische Auskunft über freie Termine und Einsatzmöglichkeiten des Hausmeisterteams.
Beispielgespräch
So klingt ein Anruf Hausmeisterservice.
Montag, 6:35 Uhr im Januar. Zwei Räumtouren sind unterwegs, im Büro ist niemand. Eine Mieterin ruft an, bevor sie zur Arbeit fährt.
0:00
VOISA
Hausmeisterservice Rhein-Main, guten Morgen. Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten. Um welches Objekt geht es?
Die KI-Kennzeichnung steht am Anfang — seit August 2026 verbindlich nach EU AI Act, Artikel 50.
0:07
Anrufer
Lindenstraße 14. Der Gehweg vor dem Haus und die Hofeinfahrt sind spiegelglatt.
0:16
VOISA
Die Lindenstraße 14 ist als Objekt hinterlegt, der Winterdienst gehört dort zum Leistungsverzeichnis. Ich gebe die Meldung sofort an die Räumtour, die ist gerade zwei Straßen entfernt.
Adresse gegen die Objektliste geprüft. Der Assistent sagt nur zu, was für dieses Objekt auch beauftragt ist.
0:32
Anrufer
Und im Keller ist seit Freitag das Licht kaputt, da sieht man die Treppe nicht.
0:40
VOISA
Das lege ich als zweiten Auftrag an. Leuchtmittel liegen unter der Freigabegrenze, die im Rahmenvertrag mit Ihrer Verwaltung vereinbart ist — dafür braucht es keine gesonderte Genehmigung.
Zwei Meldungen, zwei Aufträge. Die Kostenfrage ist im selben Zug geklärt, statt zwei Tage auf eine Freigabe zu warten.
0:58
Anrufer
Muss ich das der Hausverwaltung auch noch melden?
1:03
VOISA
Nein, beide Meldungen gehen mit der Objektnummer an die Verwaltung. Für Sie entstehen keine Kosten, Rechnungsempfänger ist die Verwaltung.
Mieter, Eigentümer oder Verwaltung — die Rolle des Anrufers entscheidet über den Rechnungsweg und wird nicht offengelassen.
1:18
Anrufer
Gut, dann warte ich auf den Räumdienst.
1:22
VOISA
Die Tour ist informiert. Der Einsatz wird mit Uhrzeit und Foto dokumentiert, das braucht die Verwaltung als Nachweis der Verkehrssicherungspflicht. Sobald beides erledigt ist, bekommen Sie eine SMS.
Angebunden Hausmeisterservice
Die Meldung landet als Vorgang am Objekt, dort wo Verwaltung und Objektbetreuer ohnehin hineinschauen — nicht als Zettel am Schlüsselbrett.
casavi
Facilioo
iDWELL
DOMUS 4000
Haufe wowinex
ToolTime
Weitere Systeme über MCP-Konnektoren und offene APIs.
Der Ablauf
Vom Klingeln bis ins System.
Vier Schritte, die ohne Sie ablaufen — und die Sie jederzeit im Dashboard nachlesen können.
01
Der Anruf geht ein.
Kein Klingeln ins Leere, keine Warteschleife, kein Anrufbeantworter. VOISA nimmt beim ersten Klingeln ab — auch um 22 Uhr, auch samstags, auch wenn drei Anrufe gleichzeitig eingehen.
Rund um die Uhr erreichbar, an jedem Tag im Jahr
Beliebig viele Gespräche gleichzeitig
Ihre bestehende Nummer bleibt bestehen
Konversationen — jeder eingegangene Anruf, live im Dashboard.
02
VOISA führt das Gespräch.
In natürlichem Deutsch, mit Ihrem Wissen. Der Agent kennt Ihre Öffnungszeiten, Ihre Leistungen und Ihre Preise — weil Sie sie einmal hinterlegt haben.
250+ Stimmen, oder Ihre eigene geklont
Wissensdatenbank per Upload oder URL
Erkennt komplexe Anfragen und leitet weiter — mit Gesprächszusammenfassung
Agenten — Stimme, Tonfall und Wissen an einer Stelle.
03
Das Ergebnis landet in Ihrem System.
Ein Termin im Kalender. Eine Bestellung im Warenwirtschaftssystem. Eine Rückrufbitte per WhatsApp. VOISA schreibt das Ergebnis dorthin, wo Sie ohnehin arbeiten.
Google Calendar und Microsoft Outlook in Echtzeit
Zapier, Make und offene API
WhatsApp, E-Mail und SMS als Zusammenfassung
Integrationen — Kalender, CRM und Messaging angebunden.
04
Sie hören jedes Gespräch nach.
Aufnahme, Transkript und Auswertung zu jedem Anruf. Sie sehen, wonach Ihre Kunden wirklich fragen — und wo der Agent nachgeschärft werden sollte.
Aufnahmen und Transkripte pro Anruf
Rechtevergabe pro Mitarbeiter über die Admin-Konsole
Ihre Anrufdaten gehören Ihnen und trainieren keine Modelle
Dashboard — Auswertung über alle Gespräche hinweg.
Einrichtung
In unter 5 Minuten startklar.
Kein Entwickler, keine Einrichtungsgebühr, kein Provider-Wechsel.
0130 Sek.
Stimme wählen
Wählen Sie aus über 250 natürlichen Stimmen — oder klonen Sie Ihre eigene, inklusive Dialekt.
022 Min.
Agent konfigurieren
Beschreiben Sie in einem Satz, was Ihr Agent tun soll — VOISA generiert Skript, Tonfall und FAQs automatisch.
031 Min.
Nummer verbinden
Behalten Sie Ihre bestehende Nummer oder erhalten Sie eine neue — direkt im Dashboard, ohne Provider-Wechsel.
0430 Sek.
Live schalten
Ein Klick — und VOISA nimmt jeden Anruf entgegen. Sie sehen jedes Gespräch live im Dashboard mit.
Und wenn etwas fehlt: VOISA ruft Sie an und beantwortet es selbst.
Die KI erkennt durch intelligente Abfragen kritische Situationen wie Wasserschäden, Heizungsausfälle oder Stromausfälle und markiert diese automatisch als Notfall. Sie erhalten sofort eine Benachrichtigung und können direkt reagieren.
Der Assistent erfasst die Details des Auftrags und kann basierend auf Ihren hinterlegten Preislisten Richtpreise nennen. Detaillierte Kostenvoranschläge werden dann von Ihnen oder Ihrem Team erstellt.
Ja, VOISA bietet Schnittstellen zu gängigen Facility-Management- und Einsatzplanungssystemen. Aufträge können direkt in Ihr bestehendes System übertragen werden.
Das ist der erste Punkt, den er klärt: Mieter, Eigentümer oder Verwaltung. Die genannte Adresse gleicht er mit Ihrer Objektliste ab, prüft, ob die gemeldete Leistung für dieses Objekt beauftragt ist, und ordnet den Vorgang der Objektnummer zu. Kleinreparaturen unterhalb der vereinbarten Freigabegrenze gehen direkt in die Einsatzplanung. Alles darüber wird nicht disponiert, sondern als Freigabeanfrage an die hinterlegte Verwaltung geschickt. So entstehen keine Einsätze, für die am Monatsende niemand zuständig ist.
Zu jedem Objekt lässt sich eine Notfallkette hinterlegen, und die liest er vor, statt Ihre Bereitschaft zu wecken. Steckengebliebener Aufzug: Notruftaste in der Kabine, Nummer des Aufzugsnotdienstes. Gasgeruch: Fenster öffnen, keine Schalter betätigen, Störungsnummer des Netzbetreibers beziehungsweise 112. Heizungsausfall im Winter und Wasserschaden gehen an die Notdienstnummern, die für dieses Objekt vertraglich vorgesehen sind. Alles andere wird aufgenommen und liegt morgens im Büro. Was tatsächlich Ihre Bereitschaft betrifft, wird durchgestellt.
Der Assistent nimmt alle Anrufe gleichzeitig an, ohne Warteschleife, und fasst gleiche Meldungen je Objekt zusammen, statt zwanzig Einzeltickets zu erzeugen. Sie sehen auf einen Blick, welche Objekte gemeldet sind und wann. Bei der Grünpflege nimmt er Wünsche für Heckenschnitt und Rückschnitt entgegen und weist darauf hin, dass zwischen dem 1. März und dem 30. September nach § 39 Bundesnaturschutzgesetz nur schonende Form- und Pflegeschnitte zulässig sind. Radikale Rückschnitte terminiert er in diesem Zeitraum nicht, sondern legt sie in den Herbst.
