24/7 Erreichbarkeit für Projektanfragen, intelligente Terminkoordination und professionelle Kundenbetreuung – damit Sie sich auf die kreative Arbeit konzentrieren können.
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Am Telefon
Was VOISA Architekturbüros übernimmt.
24/7 Erreichbarkeit für Projektanfragen, intelligente Terminkoordination und professionelle Kundenbetreuung – damit Sie sich auf die kreative Arbeit konzentrieren können.
Projektanfragen 24/7 entgegennehmen
Ihr KI-Assistent nimmt Projektanfragen jederzeit entgegen – auch außerhalb der Bürozeiten oder während Baustellenterminen. Kein Auftrag geht verloren.
Terminkoordination
Nahtlose Terminvereinbarung für Beratungsgespräche, Baustellenbesichtigungen und Präsentationen – mit Kalender-Synchronisation und automatischer Bestätigung.
Dokumenten-Anfragen
Automatisierte Bearbeitung von Anfragen zu Projektunterlagen, Plänen und Dokumentationen: Planversand koordinieren, Unterlagen anfordern und Statusauskünfte erteilen.
Multi-Stakeholder Koordination
Effiziente Kommunikation zwischen Bauherren, Handwerkern und Behörden über einen zentralen Kanal – inklusive Handwerker-Routing und Bauamt-Anfragen.
Nahtlose CAD- & PM-Anbindung
Verbinden Sie VOISA mit Ihrer Planungs- und Projektmanagement-Software wie Autodesk, ArchiCAD oder Asana. Gesprächsprotokolle und Anfragen werden automatisch in der digitalen Projektakte abgelegt und dokumentiert.
Proaktive Projektbetreuung
Automatische Nachfassanrufe nach Erstgesprächen und Angebotspräsentationen, regelmäßige Baufortschritt-Updates an Bauherren und Erinnerungsanrufe vor wichtigen Abgabefristen bei Bauämtern und Genehmigungsbehörden.
Beispielgespräch
So klingt ein Anruf Architekturbüros.
Dienstagabend, 18:20 Uhr. Das Büro ist auf Baustellenterminen, der Anrufbeantworter läuft sonst bis morgen früh.
0:00
VOISA
Architekturbüro Nord, guten Abend. Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten des Büros. Worum geht es?
Die KI-Kennzeichnung steht am Anfang — seit August 2026 verbindlich nach EU AI Act, Artikel 50.
0:08
Anrufer
Wir wollen unser Haus aus den Siebzigern aufstocken. Ich weiß aber nicht, ob das überhaupt zulässig ist.
0:17
VOISA
Das klärt in der Regel eine Bauvoranfrage beim Bauamt. Liegt Ihr Grundstück in einem Bebauungsplan oder im unbeplanten Innenbereich?
Die Anfrage wird sofort in der richtigen Leistungsphase verortet: Grundlagenermittlung, nicht Bauleitung.
0:28
Anrufer
Bebauungsplan. Wir haben ein Schreiben der Gemeinde, da steht etwas von zwei Vollgeschossen.
0:36
VOISA
Dann brauchen wir für das Erstgespräch den Auszug aus dem Bebauungsplan, den Lageplan und die Bestandspläne, falls Sie sie noch haben.
Unterlagenliste aus der Grundlagenermittlung. Ohne Lageplan und Bestandspläne bringt der Ortstermin nichts.
0:48
Anrufer
Die müssten im Keller liegen. Was kostet so etwas denn ungefähr?
0:54
VOISA
Das Honorar hängt von den anrechenbaren Kosten, der Honorarzone und den beauftragten Leistungsphasen ab. Eine Zahl nennt Ihnen das Büro nach dem Ortstermin. Donnerstag um 8:00 Uhr wäre frei.
Keine Honorarzusage am Telefon. Der Assistent erklärt die Systematik und übergibt die Zahl an das Büro.
1:09
Anrufer
Donnerstag passt.
1:12
VOISA
Notiert. Die Bestätigung mit der Unterlagenliste kommt per E-Mail. Das Büro sieht Ihre Anfrage morgen früh im Jour fixe.
Angebunden Architekturbüros
Akquise und Projektzeiten führen Architekturbüros selten im CAD, sondern im Büromanagement. Dorthin geht die Anfrage; Planung und Ausschreibung hängen ohnehin daran.
PROJEKT PRO
untermStrich
ORCA AVA
Nemetschek Allplan
Graphisoft Archicad
Vectorworks Architektur
Weitere Systeme über MCP-Konnektoren und offene APIs.
Der Ablauf
Vom Klingeln bis ins System.
Vier Schritte, die ohne Sie ablaufen — und die Sie jederzeit im Dashboard nachlesen können.
01
Der Anruf geht ein.
Kein Klingeln ins Leere, keine Warteschleife, kein Anrufbeantworter. VOISA nimmt beim ersten Klingeln ab — auch um 22 Uhr, auch samstags, auch wenn drei Anrufe gleichzeitig eingehen.
Rund um die Uhr erreichbar, an jedem Tag im Jahr
Beliebig viele Gespräche gleichzeitig
Ihre bestehende Nummer bleibt bestehen
Konversationen — jeder eingegangene Anruf, live im Dashboard.
02
VOISA führt das Gespräch.
In natürlichem Deutsch, mit Ihrem Wissen. Der Agent kennt Ihre Öffnungszeiten, Ihre Leistungen und Ihre Preise — weil Sie sie einmal hinterlegt haben.
250+ Stimmen, oder Ihre eigene geklont
Wissensdatenbank per Upload oder URL
Erkennt komplexe Anfragen und leitet weiter — mit Gesprächszusammenfassung
Agenten — Stimme, Tonfall und Wissen an einer Stelle.
03
Das Ergebnis landet in Ihrem System.
Ein Termin im Kalender. Eine Bestellung im Warenwirtschaftssystem. Eine Rückrufbitte per WhatsApp. VOISA schreibt das Ergebnis dorthin, wo Sie ohnehin arbeiten.
Google Calendar und Microsoft Outlook in Echtzeit
Zapier, Make und offene API
WhatsApp, E-Mail und SMS als Zusammenfassung
Integrationen — Kalender, CRM und Messaging angebunden.
04
Sie hören jedes Gespräch nach.
Aufnahme, Transkript und Auswertung zu jedem Anruf. Sie sehen, wonach Ihre Kunden wirklich fragen — und wo der Agent nachgeschärft werden sollte.
Aufnahmen und Transkripte pro Anruf
Rechtevergabe pro Mitarbeiter über die Admin-Konsole
Ihre Anrufdaten gehören Ihnen und trainieren keine Modelle
Dashboard — Auswertung über alle Gespräche hinweg.
Einrichtung
In unter 5 Minuten startklar.
Kein Entwickler, keine Einrichtungsgebühr, kein Provider-Wechsel.
0130 Sek.
Stimme wählen
Wählen Sie aus über 250 natürlichen Stimmen — oder klonen Sie Ihre eigene, inklusive Dialekt.
022 Min.
Agent konfigurieren
Beschreiben Sie in einem Satz, was Ihr Agent tun soll — VOISA generiert Skript, Tonfall und FAQs automatisch.
031 Min.
Nummer verbinden
Behalten Sie Ihre bestehende Nummer oder erhalten Sie eine neue — direkt im Dashboard, ohne Provider-Wechsel.
0430 Sek.
Live schalten
Ein Klick — und VOISA nimmt jeden Anruf entgegen. Sie sehen jedes Gespräch live im Dashboard mit.
Und wenn etwas fehlt: VOISA ruft Sie an und beantwortet es selbst.
Unsere KI ist speziell auf die Bedürfnisse von Architekturbüros trainiert. Sie kennt Fachbegriffe, versteht Projektphasen und kann zwischen verschiedenen Anfragetypen unterscheiden – von der ersten Bauherrenanfrage bis zur technischen Detailklärung.
Ja, VOISA bietet Schnittstellen zu allen gängigen CAD- und Projektmanagement-Systemen wie Autodesk, ArchiCAD und anderen. Die Integration erfolgt nahtlos über APIs.
Alle Daten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt und auf deutschen Servern gespeichert. Wir sind vollständig DSGVO-konform und erfüllen alle Anforderungen für die Verarbeitung sensibler Projektdaten.
Absolut! Die KI wird individuell auf Ihr Büro trainiert. Sie können Antworten, Weiterleitungsregeln und Prioritäten vollständig an Ihre Arbeitsweise anpassen.
Nein. Seit der Novelle 2021 sind die Honorartafeln der HOAI unverbindlich, und das Honorar hängt von den anrechenbaren Kosten, der Honorarzone, dem Umbauzuschlag und den beauftragten Leistungsphasen ab. Der Assistent erklärt diese Systematik, erfasst Bauwerksart, Bestandssituation und den gewünschten Leistungsumfang und überlässt jede Zahl dem Büro. Anrufende bekommen damit eine belastbare Auskunft darüber, warum am Telefon kein Preis fällt, statt einer Zahl, die im Angebot später korrigiert werden muss.
Er prüft die Kriterien, die Sie hinterlegen: Bauwerksart (Einfamilienhaus, Gewerbebau, Sanierung im Bestand, Denkmal), Entfernung zum Büro wegen der Objektüberwachung, gewünschter Leistungsumfang — nur Bauantrag oder Leistungsphasen 1 bis 9 — und ob es sich um einen privaten Bauherrn oder eine öffentliche Vergabe handelt. Passt eine Anfrage nicht, sagt der Assistent freundlich ab und nennt den Grund, statt einen Rückruf zu versprechen, den niemand macht.
Anrufe aus Leistungsphase 8 laufen anders als Akquise. Der Assistent ordnet sie über Bauvorhaben oder Projektnummer zu, trennt Terminabstimmungen für Aufmaß und Abnahme von Mängelmeldungen und Behinderungsanzeigen und stellt zeitkritische Fälle an die Bauleitung durch. Anrufe von Fachplanern zu Tragwerk, Haustechnik oder Brandschutz markiert er gesondert, weil dahinter fast immer ein Termin in der Planungsrunde steckt. Alles andere wird protokolliert, sodass die Notiz später im Bautagebuch und in der Projektakte auftaucht statt auf einem Zettel im Auto.
