KI Telefonassistent für Hausverwaltungen.

Der Assistent hört auf die Anliegen, die bei Ihnen als Notfall hinterlegt sind — Rohrbruch, Heizungsausfall, Wasser- oder Brandschaden — und stellt diese Anrufe sofort an Ihre Bereitschaft durch. Alles andere bekommt einen regulären Vorgang. Welche Stichworte als Notfall gelten, legen Sie fest; damit lässt sich auch steuern, dass ein Heizungsausfall im Januar anders behandelt wird als im Juli.

Ja. Nach einer Meldung sendet der Assistent eine Bestätigung mit der Vorgangsnummer, und bei Statuswechseln eine Aktualisierung. Das nimmt den größten Teil der Rückruf-Anrufe heraus, weil der Mieter nicht anrufen muss, um zu erfahren, ob die Meldung angekommen ist.

Nein. Die Grundeinrichtung — Begrüßung, Notfall-Stichworte, Bereitschaftsnummer, Öffnungszeiten — steht in wenigen Minuten. Objektlisten und die Wissensbasis für wiederkehrende Fragen ergänzen Sie danach; beides lässt sich jederzeit ändern, ohne dass der Assistent abgeschaltet werden muss.

Ja, und das ist die wichtigste Weiche im Gespräch. Er fragt Objekt, Einheit und Rolle ab und gleicht sie mit den Stammdaten ab, bei bekannten Rufnummern ist die Zuordnung schon vorbereitet. Mieteranliegen wie Mängelmeldung, Zählerstand oder Schlüsselverlust werden als Vorgang am Objekt angelegt. Eigentümerthemen wie Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Beschlusslage oder Belegeinsicht gehen an die Objektbetreuung mit Terminvorschlag. Auskünfte über fremde Einheiten, Salden oder Nachbarn gibt der Assistent nicht.

Niemand hört ein Besetztzeichen, weil mehrere Gespräche parallel laufen. Der Assistent nimmt jede Meldung strukturiert auf und sortiert sie nach der Liste, die Sie vorgeben: Wasseraustritt, Gasgeruch, Aufzugnotruf, Ausfall von Heizung oder Strom werden sofort an die Bereitschaft durchgestellt. Alles andere, von der defekten Klingelanlage bis zur Frage nach dem Übergabetermin, liegt zum Sprechzeitbeginn als sortierte Liste im System, mit Objekt, Einheit, Anliegen und Rückrufwunsch.

Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, den wir vor der Inbetriebnahme bereitstellen. Sie legen fest, welche Felder erfasst und wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden; auf Wunsch werden Gesprächsdaten nach der Verarbeitung gelöscht. Der Assistent gibt keine personenbezogenen Daten anderer Bewohner heraus und beauskunftet keine Kontostände, sondern nimmt auf, was zur Bearbeitung des eigenen Vorgangs nötig ist.