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Am Telefon
Was VOISA Rehakliniken übernimmt.
Aufnahmeanfragen strukturiert bearbeiten, Patienten und Angehörige rund um die Uhr informieren
Strukturierte Aufnahmeerfassung
Diagnose, Kostenträger, AHB- oder Reha-Antrag, Wunschtermin – die KI nimmt alle relevanten Daten in einem geführten Gespräch auf.
Kostenträger & Antragsklärung
Fragen zu DRV, Krankenkasse, AHB, Heilverfahren und Beihilfe werden korrekt eingeordnet und beantwortet oder weitergeleitet.
Behandlungsangebote erklären
Indikationen, Therapieschwerpunkte, Klinikausstattung und Aufenthaltsdauer kommuniziert die KI in der Sprache Ihrer Klinik.
Besuchszeiten & Logistik
Anrufe von Angehörigen zu Besuchszeiten, Anreise, Mitbringseln oder Stationsinformationen werden direkt beantwortet.
DSGVO & Patientendaten
Sensible Gesundheitsdaten werden auf deutschen Servern, verschlüsselt und nach den Anforderungen aus SGB V verarbeitet.
Beispielgespräch
So klingt ein Anruf Rehakliniken.
Freitag, 16:52 Uhr. Das Belegungsmanagement ist bis 16 Uhr besetzt. Die Anruferin ruft für ihren Vater an, der nach einer Hüftoperation noch im Akutkrankenhaus liegt.
0:00
VOISA
Reha-Zentrum am Stadtwald, guten Tag. Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten der Klinik. Medizinische Auskünfte gebe ich nicht, aber ich nehme Ihr Anliegen vollständig auf. Worum geht es?
Die KI-Kennzeichnung steht am Anfang — seit August 2026 verbindlich nach EU AI Act, Artikel 50. Im selben Satz ist die Rolle geklärt: aufnehmen, nicht beraten.
0:13
Anrufer
Mein Vater liegt nach einer Hüftoperation im Krankenhaus. Der Sozialdienst hat eine Anschlussheilbehandlung bei Ihnen beantragt, und ich wollte wissen, wann er kommen kann.
0:27
VOISA
Anschlussheilbehandlung im Bereich Orthopädie. Damit das Belegungsmanagement den Vorgang zuordnen kann: Wie heißen Akutklinik und Station, und wissen Sie, welcher Kostenträger zuständig ist?
Indikationsbereich erkannt und die drei Angaben abgefragt, ohne die die Belegung nicht arbeiten kann: Klinik, Station, Kostenträger.
0:42
Anrufer
Kreiskrankenhaus, Station 3B. Beim Kostenträger bin ich unsicher, ich glaube die Rentenversicherung.
0:52
VOISA
Das klärt das Belegungsmanagement direkt mit dem Sozialdienst der Station, dafür müssen Sie nichts unternehmen. Ist Ihr Vater gehfähig, oder wäre ein Liegendtransport nötig?
Zuständigkeit sauber zugewiesen, statt Angehörige mit Kostenträgerfragen zurückzuschicken. Die Mobilität entscheidet über Zimmer und Transportorganisation.
1:07
Anrufer
Er läuft mit Unterarmgehstützen. Meine Mutter würde ihn gern begleiten, geht das?
1:15
VOISA
Ich vermerke: gehfähig mit Unterarmgehstützen, Anfrage Begleitperson. Ob ein Zimmer für Begleitpersonen frei ist und was an Zuzahlung anfällt, sagt Ihnen die Verwaltung verbindlich. Sie ruft Sie am Montag vor zehn Uhr zurück.
Keine Zusage zu Zimmer, Aufnahmetermin oder Kosten. Stattdessen ein verbindliches Rückruffenster und ein vollständiger Vorgang für Montagfrüh.
1:34
Anrufer
Das wäre gut, danke.
1:37
VOISA
Der Vorgang liegt Montag früh beim Belegungsmanagement, mit Station, Indikationsbereich, Mobilität und Ihrer Rückrufnummer. Sollte sich am Zustand Ihres Vaters etwas ändern, wendet sich die Station direkt an unsere Aufnahme.
Angebunden Rehakliniken
Der Vorgang geht als strukturierter Datensatz an die Aufnahme oder das Belegungsmanagement — in das System, in dem die Belegung ohnehin geplant wird.
NEXUS / REHA
ORBIS
SAP IS-H
THEORG
Weitere Systeme über MCP-Konnektoren und offene APIs.
Der Ablauf
Vom Klingeln bis ins System.
Vier Schritte, die ohne Sie ablaufen — und die Sie jederzeit im Dashboard nachlesen können.
01
Der Anruf geht ein.
Kein Klingeln ins Leere, keine Warteschleife, kein Anrufbeantworter. VOISA nimmt beim ersten Klingeln ab — auch um 22 Uhr, auch samstags, auch wenn drei Anrufe gleichzeitig eingehen.
Rund um die Uhr erreichbar, an jedem Tag im Jahr
Beliebig viele Gespräche gleichzeitig
Ihre bestehende Nummer bleibt bestehen
Konversationen — jeder eingegangene Anruf, live im Dashboard.
02
VOISA führt das Gespräch.
In natürlichem Deutsch, mit Ihrem Wissen. Der Agent kennt Ihre Öffnungszeiten, Ihre Leistungen und Ihre Preise — weil Sie sie einmal hinterlegt haben.
250+ Stimmen, oder Ihre eigene geklont
Wissensdatenbank per Upload oder URL
Erkennt komplexe Anfragen und leitet weiter — mit Gesprächszusammenfassung
Agenten — Stimme, Tonfall und Wissen an einer Stelle.
03
Das Ergebnis landet in Ihrem System.
Ein Termin im Kalender. Eine Bestellung im Warenwirtschaftssystem. Eine Rückrufbitte per WhatsApp. VOISA schreibt das Ergebnis dorthin, wo Sie ohnehin arbeiten.
Google Calendar und Microsoft Outlook in Echtzeit
Zapier, Make und offene API
WhatsApp, E-Mail und SMS als Zusammenfassung
Integrationen — Kalender, CRM und Messaging angebunden.
04
Sie hören jedes Gespräch nach.
Aufnahme, Transkript und Auswertung zu jedem Anruf. Sie sehen, wonach Ihre Kunden wirklich fragen — und wo der Agent nachgeschärft werden sollte.
Aufnahmen und Transkripte pro Anruf
Rechtevergabe pro Mitarbeiter über die Admin-Konsole
Ihre Anrufdaten gehören Ihnen und trainieren keine Modelle
Dashboard — Auswertung über alle Gespräche hinweg.
Einrichtung
In unter 5 Minuten startklar.
Kein Entwickler, keine Einrichtungsgebühr, kein Provider-Wechsel.
0130 Sek.
Stimme wählen
Wählen Sie aus über 250 natürlichen Stimmen — oder klonen Sie Ihre eigene, inklusive Dialekt.
022 Min.
Agent konfigurieren
Beschreiben Sie in einem Satz, was Ihr Agent tun soll — VOISA generiert Skript, Tonfall und FAQs automatisch.
031 Min.
Nummer verbinden
Behalten Sie Ihre bestehende Nummer oder erhalten Sie eine neue — direkt im Dashboard, ohne Provider-Wechsel.
0430 Sek.
Live schalten
Ein Klick — und VOISA nimmt jeden Anruf entgegen. Sie sehen jedes Gespräch live im Dashboard mit.
Und wenn etwas fehlt: VOISA ruft Sie an und beantwortet es selbst.
VOISA bearbeitet keine Anträge selbst – das bleibt Ihrem Team vorbehalten. Die KI erklärt jedoch das Verfahren, nimmt Stammdaten und Wunschtermine auf und übergibt strukturiert an Ihre Aufnahmeverwaltung.
VOISA verarbeitet alle Daten ausschließlich auf deutschen Servern, mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag). Optional steht ein Zero-Retention-Modus zur Verfügung.
Ja. VOISA bietet Schnittstellen zu gängigen KIS- und Aufnahmesystemen. Anfragen können automatisch als Vorerfassung in Ihrem System landen.
Er darf aufnehmen und weiterleiten, nicht beraten. Der Assistent gibt keine medizinischen Auskünfte, nennt keine Befunde, bestätigt keine Aufnahme und beurteilt keine Kostenzusage. Er weist zu Beginn des Gesprächs darauf hin, dass er ein digitaler Assistent ist. Für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten gelten ein Auftragsverarbeitungsvertrag, Verarbeitung auf EU-Servern und die Verpflichtung der Beteiligten zur Verschwiegenheit; auf Wunsch läuft der Betrieb im Zero-Retention-Modus, bei dem Gesprächsdaten nach der Verarbeitung gelöscht werden.
Diese Anrufe erkennt der Assistent am Anliegen und behandelt sie vorrangig. Er erfasst die Angaben, die Ihr Belegungsmanagement ohnehin abfragt: Indikationsbereich, voraussichtliches Entlassdatum der Akutklinik, Kostenträger und Antragsweg, Mobilität, Pflegebedarf, Isolationsauflagen sowie Ansprechpartner und Durchwahl auf der Station. Daraus entsteht ein vollständiger Vorgang mit Rückrufnummer, der am nächsten Werktag bearbeitet werden kann, statt einer Notiz, für die dreimal zurückgerufen werden muss.
Er triagiert nicht. Schildert eine Anruferin oder ein Anrufer eine akute Verschlechterung, Brustschmerz, Atemnot oder eine ähnliche Notlage, verweist der Assistent unmittelbar auf den Notruf 112 beziehungsweise die behandelnde Ärztin oder den behandelnden Arzt und beendet die Aufnahme des Vorgangs. Für Anrufe aus dem laufenden Aufenthalt — Station, Therapieplanung, Arztgespräch — stellt er nach hinterlegter Regel an die zuständige Stelle durch, außerhalb der Dienstzeiten an die diensthabende Rufnummer.
