24/7 Annahme von Eventanfragen, automatische Terminkoordination und Angebotserstellung – damit Sie sich auf die Planung unvergesslicher Events konzentrieren können.
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Am Telefon
Was VOISA Eventplaner übernimmt.
24/7 Annahme von Eventanfragen, automatische Terminkoordination und Angebotserstellung – damit Sie sich auf die Planung unvergesslicher Events konzentrieren können.
24/7 Eventanfragen-Management
Ihr KI-Assistent nimmt Anfragen für Firmenevents, Hochzeiten, Geburtstage und andere Veranstaltungen jederzeit entgegen.
Intelligente Event-Kategorisierung
Automatische Erfassung von Event-Typ, Teilnehmerzahl, Budget, Datum und speziellen Anforderungen für eine optimale Planung.
Terminkoordination und Beratungsgespräche
Einfache Planung von Erstberatungen, Location-Besichtigungen und Planungsmeetings synchronisiert mit Ihrem Kalender.
Automatisierte Angebotserstellung
Intelligente Vorangebote basierend auf Event-Art, Gästezahl, Location-Wünschen und verfügbaren Dienstleistungen.
Location- und Dienstleister-Information
Sofortige Auskunft über verfügbare Locations, Catering-Partner und weitere Dienstleister in Ihrem Netzwerk.
Event-Timeline und Nachbetreuung
Information über Planungsabläufe, Meilensteine und professionelle Nachbetreuung nach erfolgreichen Events.
Beispielgespräch
So klingt ein Anruf Eventplaner.
Donnerstag, 19:20 Uhr. Das Team ist seit dem Nachmittag beim Aufbau einer anderen Veranstaltung. Es ruft die Assistenz einer Geschäftsführung an.
0:00
VOISA
Guten Abend, Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten der Eventagentur. Das Team ist gerade im Aufbau. Worum geht es?
Die KI-Kennzeichnung steht am Anfang — seit August 2026 verbindlich nach EU AI Act, Artikel 50.
0:09
Anrufer
Wir planen ein Firmenjubiläum, etwa 180 Gäste, Anfang November. Eine Location haben wir noch nicht.
0:19
VOISA
Anfang November ist bei uns noch offen, für den 8. läuft allerdings eine Anfrage. Ist das Datum fix oder haben Sie ein Wochenende Spielraum?
Abgleich gegen den Produktionskalender: Doppelbelegungen entstehen sonst genau an diesen Wochenenden.
0:31
Anrufer
Der 7. oder der 14., beides möglich. Abendveranstaltung mit Essen und Musik.
0:39
VOISA
Dann brauchen wir Location, Catering, Technik und Dekoration als Gewerke. Sitzen die Gäste an Tischen oder ist es ein Stehempfang, und in welchem Rahmen bewegt sich das Budget pro Kopf?
Gewerke und Bestuhlung entscheiden über die Location-Auswahl, der Budgetrahmen über die Angebotstiefe.
0:56
Anrufer
Bankett an runden Tischen. Zum Budget kann ich nur sagen: mittlerer fünfstelliger Bereich insgesamt.
1:08
VOISA
Das reicht für die Vorauswahl. Zwei Häuser kommen für 180 Gäste im Bankett in Frage. Wir setzen dort eine Option, die üblicherweise zwei Wochen hält, und gehen mit Ihnen in die Begehung.
Die Anfrage geht heute Abend raus, damit die Optionsfrist nicht erst am Montag zu laufen beginnt.
1:26
Anrufer
Sehr gut. Wann können wir sprechen?
1:30
VOISA
Dienstag 10 Uhr ist frei, telefonisch oder bei Ihnen im Haus. Die Bestätigung mit den erfassten Eckdaten geht gleich per E-Mail an Sie und an die Projektleitung.
Angebunden Eventplaner
Die Anfrage landet als qualifizierter Datensatz im CRM oder in der Eventsoftware, mit Datum, Kopfzahl und Gewerken — nicht als Rückrufnotiz ohne Zahlen.
Cvent
doo
Sweap
Eventbrite
Pipedrive
HubSpot
Weitere Systeme über MCP-Konnektoren und offene APIs.
Der Ablauf
Vom Klingeln bis ins System.
Vier Schritte, die ohne Sie ablaufen — und die Sie jederzeit im Dashboard nachlesen können.
01
Der Anruf geht ein.
Kein Klingeln ins Leere, keine Warteschleife, kein Anrufbeantworter. VOISA nimmt beim ersten Klingeln ab — auch um 22 Uhr, auch samstags, auch wenn drei Anrufe gleichzeitig eingehen.
Rund um die Uhr erreichbar, an jedem Tag im Jahr
Beliebig viele Gespräche gleichzeitig
Ihre bestehende Nummer bleibt bestehen
Konversationen — jeder eingegangene Anruf, live im Dashboard.
02
VOISA führt das Gespräch.
In natürlichem Deutsch, mit Ihrem Wissen. Der Agent kennt Ihre Öffnungszeiten, Ihre Leistungen und Ihre Preise — weil Sie sie einmal hinterlegt haben.
250+ Stimmen, oder Ihre eigene geklont
Wissensdatenbank per Upload oder URL
Erkennt komplexe Anfragen und leitet weiter — mit Gesprächszusammenfassung
Agenten — Stimme, Tonfall und Wissen an einer Stelle.
03
Das Ergebnis landet in Ihrem System.
Ein Termin im Kalender. Eine Bestellung im Warenwirtschaftssystem. Eine Rückrufbitte per WhatsApp. VOISA schreibt das Ergebnis dorthin, wo Sie ohnehin arbeiten.
Google Calendar und Microsoft Outlook in Echtzeit
Zapier, Make und offene API
WhatsApp, E-Mail und SMS als Zusammenfassung
Integrationen — Kalender, CRM und Messaging angebunden.
04
Sie hören jedes Gespräch nach.
Aufnahme, Transkript und Auswertung zu jedem Anruf. Sie sehen, wonach Ihre Kunden wirklich fragen — und wo der Agent nachgeschärft werden sollte.
Aufnahmen und Transkripte pro Anruf
Rechtevergabe pro Mitarbeiter über die Admin-Konsole
Ihre Anrufdaten gehören Ihnen und trainieren keine Modelle
Dashboard — Auswertung über alle Gespräche hinweg.
Einrichtung
In unter 5 Minuten startklar.
Kein Entwickler, keine Einrichtungsgebühr, kein Provider-Wechsel.
0130 Sek.
Stimme wählen
Wählen Sie aus über 250 natürlichen Stimmen — oder klonen Sie Ihre eigene, inklusive Dialekt.
022 Min.
Agent konfigurieren
Beschreiben Sie in einem Satz, was Ihr Agent tun soll — VOISA generiert Skript, Tonfall und FAQs automatisch.
031 Min.
Nummer verbinden
Behalten Sie Ihre bestehende Nummer oder erhalten Sie eine neue — direkt im Dashboard, ohne Provider-Wechsel.
0430 Sek.
Live schalten
Ein Klick — und VOISA nimmt jeden Anruf entgegen. Sie sehen jedes Gespräch live im Dashboard mit.
Und wenn etwas fehlt: VOISA ruft Sie an und beantwortet es selbst.
Die KI erfasst alle wichtigen Grundinformationen und kann über Standardleistungen informieren. Für individuelle kreative Beratung und komplexe Planungsdetails wird das Gespräch an Sie weitergeleitet.
Die KI kann Richtwerte für Standardpakete nennen und grobe Budgetrahmen erfassen. Detaillierte Kalkulationen und Verhandlungen führen Sie persönlich durch.
Ja, VOISA bietet Schnittstellen zu gängigen Event-Management-Tools und CRM-Systemen, um einen nahtlosen Workflow zu gewährleisten.
Sie geben das Raster vor: Mindestgästezahl, Mindestvorlauf, Einzugsgebiet und ein Budgetkorridor pro Kopf. Anfragen darunter, etwa eine Geburtstagsfeier für zwanzig Personen in drei Wochen, bekommen eine freundliche Absage mit Hinweis auf passende Alternativen und tauchen nicht in der Angebotsliste auf. Alles darüber wird vollständig aufgenommen und mit Datum, Kopfzahl, Gewerken und Entscheidungsweg an die Projektleitung übergeben, samt Hinweis, ob das Wunschdatum im Produktionskalender bereits belegt ist.
Keine Festpreise. Er nennt auf Nachfrage den hinterlegten Korridor pro Kopf und erklärt, wovon die Spanne abhängt: Location, Catering, Technik, Auf- und Abbaufenster, Personal am Abend. Ein belastbares Angebot entsteht erst nach der Begehung, weil Anlieferzone, Stromversorgung, Deckenlast und die Auflagen des Hauses die Kalkulation verändern. Der Assistent sagt genau das und setzt stattdessen den Termin für die Begehung. Bei öffentlichen Auftraggebern nimmt er zusätzlich das Vergabeverfahren und die Abgabefrist auf.
Am Eventtag ist niemand im Büro, und genau dann rufen Gewerke an. Der Assistent trennt drei Fälle: Dienstleister mit Bezug zur laufenden Veranstaltung, also Technik, Catering oder Fahrer, werden direkt an die Produktionsleitung vor Ort durchgestellt. Neue Anfragen werden aufgenommen und auf den Folgetag terminiert. Gäste, die nach Anfahrt oder Einlass fragen, bekommen die hinterlegten Angaben zu Adresse, Parken und Beginn.
